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Secteurs · Organismes sans but lucratif

Des TI pratiques pour les OBNL qui veulent que chaque dollar serve leur mission

Les organismes de bienfaisance, associations et organismes communautaires fonctionnent avec des budgets serrés, une combinaison d’employés et de bénévoles, et des renseignements sur les donateurs et la clientèle qui doivent être traités avec soin. Nous vous aidons à bien utiliser les outils offerts gratuitement ou à prix réduit, à sécuriser les comptes qui comptent et à planifier des dépenses technologiques que vous pourrez justifier devant votre conseil d’administration.

Réserver une consultationRévision du locataire Microsoft 365
L’équipe de direction diversifiée d’une petite entreprise canadienne discute de technologie autour d’une table de réunion, avec des ordinateurs portables et un équipement réseau discret, dans un bureau lumineux et contemporain.

En bref

À qui s’adresse ce service
Organismes de bienfaisance enregistrés, OBNL, associations et entreprises d’économie sociale comptant environ 5 à 200 employés en Colombie-Britannique et en Alberta
Environnement type
Microsoft 365 ou Google Workspace dans le cadre de programmes pour OBNL, base de données des donateurs ou de la clientèle, ordinateurs de bureau partagés, comptes de bénévoles et personnel de programme à distance
Priorités courantes
Optimiser le budget, utiliser correctement les licences pour OBNL, gérer les accès des bénévoles, protéger les données des donateurs et de la clientèle, et présenter une planification prête pour le conseil d’administration
Note sur les licences
Les éditeurs de logiciels gèrent leurs propres programmes de dons et de rabais pour OBNL ; l’admissibilité est fixée par chaque éditeur, et non par Podium Catchers
Base de tarification
Par utilisateur, par mois, confirmé dans une soumission écrite ; la portée peut être adaptée aux cycles de subventions et de budget

Les défis technologiques des OBNL

  • Des budgets qui proviennent de subventions

    Les dépenses technologiques dépendent souvent des cycles de subventions et du financement affecté. L’équipement est conservé bien au-delà de sa durée de vie utile, et le travail informatique revient à quiconque dans l’équipe a du temps.

  • Employés, bénévoles et administrateurs

    Les bénévoles et les membres du conseil d’administration ont besoin d’un certain accès au courriel, aux fichiers ou aux bases de données, souvent de façon temporaire. Les comptes sont créés de manière informelle, partagés entre plusieurs personnes et rarement supprimés.

  • Des licences offertes utilisées de façon incohérente

    Les organismes peuvent être admissibles à des logiciels offerts gratuitement ou à prix réduit grâce aux programmes pour OBNL des éditeurs, mais se retrouvent avec un mélange de comptes gratuits, payants et personnels que personne ne comprend entièrement.

  • Des renseignements sensibles sur les donateurs et la clientèle

    Les dossiers des donateurs, les notes de suivi de la clientèle et les données de programme peuvent être personnels et sensibles, mais se trouvent souvent dans des chiffriers, des lecteurs partagés et des courriels personnels.

Les risques pour votre organisme et les personnes que vous servez

  • Hameçonnage usurpant l’identité de la direction générale pour demander des cartes-cadeaux ou des paiements urgents
  • Identifiants de bénévoles partagés qui empêchent de savoir qui a consulté les données des donateurs ou de la clientèle
  • Anciens bénévoles et employés qui conservent l’accès au courriel et aux dossiers partagés
  • Bases de données des donateurs exportées sur des portables et des clés USB non chiffrés
  • Aucune sauvegarde des données Microsoft 365 ou Google Workspace, si bien qu’un dossier supprimé est perdu pour de bon
  • Ordinateurs vieillissants qui fonctionnent avec des systèmes d’exploitation non pris en charge parce que leur remplacement n’a jamais été budgété

Tirer le meilleur parti des offres Microsoft 365 pour OBNL

Microsoft et d’autres éditeurs offrent des licences gratuites ou à prix réduit aux OBNL admissibles. Les critères d’admissibilité, les forfaits offerts et les conditions sont fixés par chaque éditeur et évoluent avec le temps ; nous vous aidons donc à confirmer ce à quoi votre organisme a droit et à attribuer les licences là où elles apportent le plus de valeur : des forfaits plus complets pour le personnel qui traite des données sensibles, des options allégées pour les utilisateurs occasionnels.

Nous organisons SharePoint et Teams pour que les fichiers des programmes, de la collecte de fonds et des finances soient stockés dans des emplacements partagés, avec des autorisations appropriées. Les bénévoles et les administrateurs peuvent recevoir des comptes invités ou limités avec date d’expiration au lieu de partager les identifiants du personnel, et leurs accès peuvent être retirés en une seule étape à la fin de leur rôle.

La continuité avec un budget limité

  • Sauvegarde infonuagique de Microsoft 365 ou de Google Workspace, en priorité pour les dossiers des donateurs, des finances et des programmes
  • Propriété documentée des comptes d’administrateur et des noms de domaine, pour qu’ils ne partent pas avec une seule personne
  • Un plan de reprise simple pour la base de données des donateurs, coordonné avec son éditeur
  • Des fichiers dans le nuage pour que le personnel puisse continuer de travailler si le bureau est fermé
  • Un calendrier de remplacement progressif de l’équipement qui évite les pannes soudaines

Des mesures de sécurité qui protègent les donateurs et la clientèle

  • Des comptes individuels pour chaque employé et bénévole, avec authentification multifacteur
  • Des accès limités et temporaires pour les bénévoles et les administrateurs
  • Chiffrement des disques et verrouillage de l’écran sur les portables qui contiennent des renseignements sur les donateurs ou la clientèle
  • Un processus de vérification pour les demandes de paiement ou de cartes-cadeaux qui semblent venir de la direction
  • Protection des terminaux au moyen des outils inclus dans vos licences lorsque c’est possible
  • Revue régulière et suppression des comptes inactifs

Notre façon de travailler avec les OBNL

  1. Comprendre la mission et le budget

    Nous apprenons à connaître vos programmes, vos cycles de financement, la structure de votre personnel et de vos bénévoles, et les données que vous détenez.

  2. Passer en revue les licences et les comptes

    Nous documentons les abonnements actuels, repérons où les offres pour OBNL pourraient s’appliquer et regroupons les comptes éparpillés.

  3. Sécuriser d’abord l’essentiel

    Nous activons l’authentification multifacteur, supprimons les comptes inactifs et mettons en place des sauvegardes pour les données essentielles.

  4. Planifier pour le conseil d’administration

    Nous préparons un plan et un budget technologiques en langage clair pour les discussions avec le conseil et les demandes de subventions.

  5. Soutien et revue

    Soutien continu selon la portée convenue, avec des revues synchronisées avec vos cycles budgétaires et de subventions.

Vie privée et exigences des bailleurs de fonds

Nous soutenons une gestion respectueuse de la vie privée des renseignements sur les donateurs et la clientèle au moyen de mesures techniques. Votre organisme demeure responsable de ses obligations en matière de vie privée et envers ses bailleurs de fonds ; consultez votre responsable de la protection de la vie privée ou votre conseiller juridique pour savoir ce qui s’applique.

Questions fréquentes

Pouvez-vous nous obtenir des licences Microsoft 365 gratuites ?

Microsoft gère son propre programme pour OBNL et décide de l’admissibilité. Nous vous aidons à comprendre les options, à présenter une demande lorsque c’est approprié et à configurer les licences une fois qu’elles sont accordées.

Offrez-vous une tarification pour OBNL ?

Les prix sont confirmés dans une soumission écrite selon votre portée. Nous pouvons adapter la portée à votre budget et échelonner les travaux selon vos cycles de financement.

Comment les bénévoles devraient-ils accéder à nos systèmes ?

Chaque bénévole devrait disposer d’un compte individuel ou d’un accès invité, avec seulement les autorisations nécessaires et une date d’expiration. Les identifiants partagés entre bénévoles devraient être abandonnés.

Pouvez-vous nous aider avec le volet technologique de nos demandes de subventions ?

Nous pouvons fournir des listes d’équipement, des estimations de coûts et des descriptions en langage clair des travaux technologiques prévus pour vos demandes. La rédaction des demandes elle-même reste la responsabilité de votre équipe.

Prenez-vous en charge notre base de données des donateurs ?

Nous prenons en charge les appareils, les comptes et les accès qui entourent votre base de données des donateurs, et nous collaborons avec son éditeur pour les problèmes propres à l’application.

Bâtissez un plan TI que votre conseil d’administration pourra appuyer

Réservez une consultation pour passer en revue vos licences, vos comptes et vos priorités. Vous recevrez une portée écrite avant tout engagement récurrent.

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