Secteurs · Juridique
Un soutien informatique qui respecte le secret professionnel et la confidentialité
Les cabinets d’avocats se voient confier des renseignements que leurs clients ne peuvent se permettre de voir exposés. Nous gérons les comptes, les appareils, les systèmes documentaires et le courriel qui contiennent ces renseignements, avec des accès organisés par dossier et un registre clair de qui peut voir quoi.
En bref
- À qui s’adresse ce service
- Cabinets d’avocats, études de notaires et pratiques juridiques comptant environ 5 à 200 personnes en Colombie-Britannique et en Alberta
- Environnement type
- Logiciels de gestion de cabinet et de gestion documentaire, Microsoft 365, numériseurs, outils de dictée et avocats à distance ou en mode hybride
- Priorités courantes
- Accès confidentiel par dossier, sécurité du courriel, systèmes documentaires fiables, télétravail sécurisé et sauvegardes testées
- Prestation du soutien
- Assistance à distance, avec visites sur place dans le Grand Vancouver, la vallée du Fraser et à Calgary confirmées selon l’adresse
- Base de tarification
- Par utilisateur, par mois, confirmé dans une soumission écrite après l’analyse initiale ; les montants du calculateur sont des prix proposés
Les défis technologiques de la pratique du droit
Les documents sont le produit
Actes de procédure, conventions, correspondance et éléments de preuve doivent être classés dans le bon dossier, versionnés et faciles à retrouver. Lorsque les documents vivent dans des dossiers personnels et des boîtes de réception, trouver la version à jour devient un risque en soi.
L’accès doit suivre le dossier
Les cloisonnements éthiques, les conflits d’intérêts et les instructions des clients font en sorte que tout le monde au cabinet ne doit pas voir chaque dossier. Des autorisations de dossiers bricolées au fil des ans reflètent rarement qui devrait réellement y avoir accès.
Intégrations des logiciels de gestion de cabinet et de gestion documentaire
Les plateformes de gestion de cabinet, de facturation et de gestion documentaire comme Clio, PCLaw, NetDocuments ou iManage se connectent à Outlook, à Word et aux numériseurs. Une mise à jour de Microsoft 365 ou de Windows peut briser ces modules complémentaires au pire moment.
Les avocats travaillent partout
Au tribunal, chez le client, à la maison ou en déplacement, ils ont besoin d’un accès sécurisé à leurs fichiers et à leur courriel depuis leur portable et leur téléphone, sans se rabattre sur des comptes personnels.
Les risques que les cabinets d’avocats doivent prévoir
- Fraude visant le compte en fiducie : un courriel compromis sert à détourner des fonds de règlement ou des provisions au moyen d’instructions de paiement modifiées
- Hameçonnage ciblant avocats et adjointes au moyen de faux avis du tribunal, de l’avocat de la partie adverse ou de services de signature électronique
- Documents protégés par le secret professionnel partagés par erreur au moyen de liens ouverts ou transmis au mauvais destinataire
- Anciens employés, stagiaires en droit ou avocats contractuels qui conservent l’accès aux dossiers des clients
- Rançongiciel qui chiffre à la fois le dépôt documentaire et les données de facturation
- Téléphones et portables perdus contenant des courriels et des documents clients en cache
Les services que nous recommandons aux cabinets d’avocats
Services TI gérés et centre d’assistance
Un soutien pour les avocats et le personnel qui connaît les modules de gestion documentaire, les outils de dictée, les numériseurs et les intégrations des logiciels de gestion de cabinet.
Sécurité du courriel
Protection contre l’usurpation d’identité, analyse des liens et des pièces jointes, avertissements pour les expéditeurs externes et authentification du domaine pour réduire la fraude aux paiements et l’hameçonnage.
Sécurité des identités et accès conditionnel
Authentification multifacteur pour chaque utilisateur, connexions limitées aux appareils gérés lorsque c’est approprié, et alertes en cas d’activité de connexion inhabituelle.
Sécurité de Microsoft 365
Restrictions de partage, étiquettes de confidentialité et audit des boîtes aux lettres configurés pour soutenir vos obligations de confidentialité.
Sauvegarde et reprise
Sauvegarde des dépôts documentaires, des données du cabinet et de Microsoft 365, séparée de l’environnement de production et soumise à des tests de restauration.
Configurer Microsoft 365 pour un travail confidentiel
Les paramètres par défaut de Microsoft 365 favorisent le partage facile. Pour un cabinet d’avocats, nous les resserrons : partage externe limité à des personnes précises, liens qui expirent, accès invités révisés et audit des boîtes aux lettres activé afin que vous puissiez savoir qui a consulté quoi si une question se pose. Lorsque vos licences les incluent, les étiquettes de confidentialité peuvent marquer et protéger les documents privilégiés, même après leur sortie du cabinet.
Si votre cabinet utilise SharePoint ou Teams comme dépôt documentaire, nous structurons les sites par client ou par dossier, avec des groupes d’autorisations qui peuvent être mis à jour lorsque l’équipe change. Si vous utilisez un système de gestion documentaire dédié, nous maintenons ses intégrations avec Outlook et Office au fil des mises à jour et collaborons avec l’éditeur pour que le classement par dossier demeure la voie la plus simple.
La continuité quand les délais ne peuvent pas bouger
- Sauvegardes testées du dépôt documentaire, des données de gestion du cabinet et de Microsoft 365
- Copies de sauvegarde immuables ou hors site, inaccessibles depuis les comptes d’utilisateurs ordinaires
- Accès à distance sécurisé pour que les avocats puissent continuer de travailler si le bureau est inaccessible
- Coordonnées des fournisseurs et étapes de reprise documentées pour les plateformes de gestion de cabinet et de gestion documentaire
- Un plan pour les délais judiciaires et les clôtures de transactions pendant une panne, y compris la première personne à appeler
Des mesures de sécurité alignées sur la confidentialité
- Groupes d’autorisations par dossier ou par client, révisés selon un calendrier régulier
- Authentification multifacteur et accès conditionnel pour tous les utilisateurs, y compris le personnel à temps partiel et contractuel
- Procédures de vérification verbale pour toute modification d’instructions de fiducie ou de paiement
- Détection et réponse sur les terminaux (EDR), chiffrement des disques et effacement à distance sur tous les appareils
- Audit des boîtes aux lettres et des fichiers pour faciliter l’enquête en cas d’incident
- Retrait rapide des accès au départ d’avocats, de stagiaires et d’adjointes
Notre façon de travailler avec un cabinet d’avocats
Analyse initiale confidentielle
Nous examinons vos systèmes, vos intégrations et votre modèle d’accès actuel sous le sceau de la confidentialité, sans avoir besoin d’ouvrir les documents de vos clients.
Sécuriser les identités et le courriel
L’authentification multifacteur, la protection du courriel et la revue des règles des boîtes aux lettres passent en premier, car elles s’attaquent aux voies de fraude les plus courantes.
Rebâtir les accès autour des dossiers
Nous travaillons avec votre directeur administratif ou votre comité des TI pour définir les groupes d’autorisations et faire le ménage dans les accès hérités.
Protéger et tester la reprise
Nous confirmons la sauvegarde de chaque dépôt et testons la restauration de vrais dossiers clients.
Exploiter et réviser
Soutien continu selon la portée convenue, avec des revues trimestrielles des accès, des risques et des changements prévus.
Les obligations professionnelles demeurent celles du cabinet
Nous fournissons des mesures techniques qui soutiennent la confidentialité et des activités respectueuses de la vie privée. Nous ne donnons pas de conseils juridiques ou réglementaires ; votre cabinet doit s’appuyer sur les lignes directrices de son barreau et sur son responsable de la protection de la vie privée pour ses obligations.
Questions fréquentes
Vos techniciens peuvent-ils voir les dossiers de nos clients ?
Les techniciens ont besoin d’un accès administratif pour soutenir les systèmes, mais nous limitons cet accès à ce que le travail exige, utilisons des comptes nominatifs et documentons les accès. Les modalités de confidentialité sont énoncées dans votre entente.
Prenez-vous en charge Clio, NetDocuments ou iManage ?
Nous prenons en charge les appareils, les intégrations Microsoft 365, les modules complémentaires et les comptes dont dépendent ces plateformes, et nous collaborons avec l’éditeur pour les problèmes propres à l’application.
Comment réduisez-vous la fraude visant le compte en fiducie et les paiements ?
Nous combinons la protection contre l’usurpation d’identité par courriel, l’authentification multifacteur et la surveillance des règles des boîtes aux lettres avec une procédure de rappel documentée pour les modifications de paiement. Aucune mesure technique ne remplace la vérification.
Peut-on restreindre les accès pour respecter des cloisonnements éthiques ?
Oui. Nous pouvons configurer des groupes d’autorisations dans SharePoint ou dans votre système documentaire afin d’exclure les personnes visées de certains dossiers, et réviser ces paramètres régulièrement.
Offrez-vous du soutien sur place à notre bureau ?
La majeure partie du soutien se fait à distance. Les visites sur place dans le Grand Vancouver, la vallée du Fraser et à Calgary sont confirmées selon votre adresse et la portée.
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Discutons d’un soutien informatique confidentiel pour votre cabinet
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