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Des TI pour les agences et gestionnaires immobiliers dont le bureau tient dans un téléphone
Les équipes immobilières travaillent depuis leur voiture, les visites et leur bureau à domicile, en échangeant toute la journée des contrats, des pièces d’identité et des instructions de dépôt. Nous sécurisons les appareils, le courriel et les documents derrière chaque transaction et assurons le bon fonctionnement du bureau de l’agence.
En bref
- À qui s’adresse ce service
- Agences immobilières, équipes de courtiers, entreprises de gestion immobilière et bureaux de vente de promoteurs comptant environ 5 à 200 personnes en Colombie-Britannique et en Alberta
- Environnement type
- Téléphones intelligents et portables des courtiers, plateformes de signature électronique et de gestion des transactions, outils MLS et de la chambre immobilière, Microsoft 365 ou Google Workspace et bureau d’agence partagé
- Priorités courantes
- Sécurité des appareils mobiles, prévention de la fraude aux virements et aux dépôts, traitement des documents de transaction et intégration de courtiers qui vont et viennent
- Prestation du soutien
- Assistance à distance pour les courtiers et le personnel ; visites sur place dans le Grand Vancouver, la vallée du Fraser et à Calgary, confirmées selon l’adresse
- Base de tarification
- Par utilisateur, par mois, avec des composantes facultatives par appareil, confirmé dans une soumission écrite
Les défis technologiques de l’immobilier
Des courtiers indépendants et mobiles
Bien des courtiers utilisent leur propre téléphone et leur propre portable, leurs propres adresses courriel et leurs propres abonnements à des applications. L’agence a peu de visibilité sur l’endroit où aboutissent les documents des clients.
Les transactions reposent sur des documents
Contrats d’achat-vente, pièces d’identité pour la vérification, déclarations du vendeur et preuves de dépôt circulent entre courtiers, clients, avocats, notaires et prêteurs par courriel et par signature électronique.
Les courtiers arrivent et partent régulièrement
Lorsqu’un courtier change d’agence, son accès au courriel, aux lecteurs partagés et aux plateformes de transaction de l’agence doit prendre fin rapidement, tandis que les dossiers clients restent à l’agence.
La gestion immobilière ajoute des opérations
Les gestionnaires immobiliers traitent les données des locataires, les demandes d’entretien, les relevés aux propriétaires et les systèmes des immeubles, souvent depuis plusieurs bureaux ou sur place dans les immeubles.
Les risques propres aux transactions immobilières
- Fraude aux virements et aux dépôts : des fraudeurs compromettent la boîte aux lettres d’un courtier, d’un avocat ou d’un client et envoient des instructions de paiement modifiées au moment de la conclusion
- Domaines de courriel sosies qui usurpent l’identité de votre agence auprès des acheteurs et des vendeurs
- Pièces d’identité des clients conservées sur des téléphones personnels et dans des courriels personnels
- Anciens courtiers qui conservent l’accès au courriel de l’agence et aux dossiers de transaction partagés
- Téléphones perdus ou volés sur lesquels le courriel, la signature électronique et l’application de boîte à clés restent connectés
- Hameçonnage imitant les plateformes de signature électronique, les chambres immobilières ou les prêteurs
Les services que nous recommandons aux entreprises immobilières
Sécurité du courriel
Protection contre l’usurpation d’identité et les domaines sosies, avertissements pour les expéditeurs externes, analyse des liens et authentification du domaine pour réduire la fraude aux paiements.
Gestion des appareils mobiles avec Intune
Protection des applications pour le courriel et les fichiers de l’agence sur les téléphones personnels des courtiers, afin que les données d’affaires puissent être effacées sans toucher aux photos et aux applications personnelles.
Sécurité des identités et authentification multifacteur
Une protection robuste à la connexion pour le courriel de l’agence, la signature électronique et les plateformes de transaction.
Services TI gérés pour le bureau de l’agence
Soutien du personnel administratif, des imprimantes, des salles de réunion et du réseau du bureau, ainsi qu’un processus uniforme d’arrivée et de départ des courtiers.
Sauvegarde de Microsoft 365
Sauvegarde indépendante des boîtes aux lettres et des dossiers de transaction, pour que les dossiers restent accessibles après le départ d’un courtier ou la suppression de données.
Microsoft 365 pour les agences et les courtiers
Donner à chaque courtier une adresse courriel de l’agence dans Microsoft 365 permet de garder la correspondance avec les clients sous le contrôle de l’agence plutôt que dans des comptes personnels. Nous configurons les boîtes aux lettres, des boîtes partagées pour les inscriptions et l’administration, et des emplacements SharePoint ou OneDrive pour les dossiers de transaction, avec des paramètres de rétention qui soutiennent vos pratiques de tenue de dossiers.
Grâce à la protection des applications d’Intune, les courtiers peuvent utiliser Outlook et OneDrive sur leur propre téléphone tandis que les données de l’agence restent dans des applications gérées : leur copie vers des applications personnelles peut être bloquée, et elles peuvent être retirées au départ d’un courtier. L’authentification multifacteur et les alertes de connexion rendent beaucoup plus difficile pour un fraudeur de prendre le contrôle de la boîte aux lettres d’un courtier pendant une transaction en cours.
La continuité pendant les transactions en cours
- Courriel et dossiers de transaction dans le nuage, pour que les courtiers continuent de travailler si le bureau est fermé
- Sauvegardes des boîtes aux lettres et des fichiers Microsoft 365 qui résistent aux suppressions accidentelles et aux départs
- Propriété documentée du domaine de l’agence, du locataire de courriel et des comptes d’administrateur des plateformes de transaction
- Un processus pour rétablir rapidement l’accès lorsqu’un courtier perd son téléphone en pleine transaction
- Coordonnées des fournisseurs de signature électronique, de gestion des transactions et de téléphonie
Mesures de sécurité pour les transactions
- Une règle applicable à toute l’agence : les instructions de paiement sont vérifiées par téléphone à un numéro connu, jamais par courriel seulement
- Authentification multifacteur sur tous les comptes de courriel de l’agence et des plateformes de transaction
- Surveillance des règles de transfert suspectes dans les boîtes aux lettres, souvent utilisées dans les fraudes
- Politiques de protection des applications sur les téléphones des courtiers et chiffrement des portables
- Retrait rapide des accès au départ d’un courtier ou d’un employé
- Formation de sensibilisation à la fraude le jour de la conclusion pour les courtiers, les adjoints et le personnel chargé des transferts de propriété
Notre façon de travailler avec les entreprises immobilières
Cartographier les courtiers, les outils et les données
Nous documentons les comptes de courriel, les appareils et les plateformes qu’utilisent les courtiers et le personnel, ainsi que l’endroit où sont stockés les documents de transaction.
Sécuriser d’abord le courriel
Nous activons l’authentification multifacteur, la protection du courriel et l’authentification du domaine, car elles s’attaquent aux fraudes les plus dommageables.
Protéger les appareils mobiles
Nous déployons la protection des applications sur les téléphones personnels et la gestion des portables appartenant à l’agence.
Normaliser les arrivées et les départs
Nous créons des listes de vérification d’arrivée et de départ pour que les accès et les dossiers soient traités de la même façon chaque fois.
Soutien et revue
Soutien continu selon la portée convenue, avec des revues trimestrielles des comptes, des risques et des nouveaux outils.
Questions fréquentes
Comment réduire la fraude aux virements et aux dépôts ?
Combinez la protection du courriel et l’authentification multifacteur avec une règle de vérification ferme : les instructions de paiement sont confirmées par téléphone à un numéro connu. La technologie réduit le risque, mais l’étape de vérification est essentielle.
Nos courtiers utilisent leur propre téléphone. Pouvez-vous quand même protéger les données de l’agence ?
Oui. La protection des applications d’Intune sécurise le courriel et les fichiers de l’agence dans des applications gérées sans prendre le contrôle de tout le téléphone, et les données d’affaires peuvent être retirées au départ d’un courtier.
Qu’advient-il des courriels des clients lorsqu’un courtier quitte l’agence ?
Si les courtiers utilisent des comptes Microsoft 365 de l’agence, les boîtes aux lettres et les fichiers peuvent être conservés, transférés ou archivés selon votre politique avant la désactivation du compte.
Prenez-vous en charge les plateformes de signature électronique et de transaction ?
Nous sécurisons les comptes et les appareils qui servent à y accéder et collaborons avec les fournisseurs. La configuration des plateformes reste la responsabilité du fournisseur ou de votre administrateur.
Pouvez-vous aussi soutenir les bureaux de gestion immobilière ?
Oui. Les gestionnaires immobiliers profitent des mêmes mesures de sécurité pour les identités, le courriel et les appareils, en plus du soutien des réseaux de bureau et du personnel répartis sur plusieurs sites.
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