Microsoft 365 · Fichiers
Famille de services: Microsoft 365Des fichiers d’entreprise faciles à trouver et difficiles à partager par erreur
SharePoint Online et OneDrive contiennent vos contrats, vos plans, vos données financières et vos dossiers clients. Nous concevons une structure de sites qui reflète le fonctionnement de votre entreprise, établissons des règles de partage qui gardent les données à l’intérieur des bonnes limites et réglons les problèmes de synchronisation et d’autorisations qui ralentissent le travail.
En bref
- Service
- Conception, gouvernance et soutien continu des sites SharePoint Online et de OneDrive Entreprise
- Idéal pour
- Organisations canadiennes d’environ 5 à 200 employés qui stockent leurs documents d’entreprise dans Microsoft 365
- Principaux éléments inclus
- Structure des sites et des bibliothèques, modèle d’autorisations, paramètres de partage à l’échelle de l’organisation et des sites, politiques OneDrive, soutien à la synchronisation et revues du partage (selon la portée)
- Non inclus par défaut
- Développement SharePoint sur mesure, flux de travail Power Automate, projets de conception d’intranet, migrations de fichiers et achat de licences
- Base de tarification
- Inclus dans les services gérés Microsoft 365 ou proposé par projet ; confirmé dans une soumission écrite
Ce que couvre le soutien SharePoint et OneDrive
SharePoint Online est la plateforme documentaire sous-jacente de Microsoft 365. Chaque équipe Microsoft Teams stocke ses fichiers dans un site SharePoint, et OneDrive offre à chaque personne son propre espace de stockage fondé sur la même technologie. Les paramètres de partage descendent du niveau de l’organisation jusqu’aux sites, aux bibliothèques et aux fichiers individuels ; un seul paramètre trop permissif peut donc exposer bien plus que prévu.
Notre service SharePoint couvre la structure, les règles et le soutien au quotidien. Nous vous aidons à déterminer quel contenu va dans les sites d’équipe, les sites de communication ou le OneDrive personnel, configurons les autorisations par groupes plutôt que par personnes, réglons le partage externe selon la vocation de chaque site et réglons les problèmes de synchronisation et d’accès signalés par le personnel.
Le transfert de fichiers depuis un serveur ou un autre nuage vers SharePoint relève de Migration Microsoft 365. Cette page porte sur la bonne exploitation de SharePoint et de OneDrive une fois votre contenu en place.
Les problèmes de fichiers que nous réglons
« Tous les utilisateurs disposant du lien » partout
Des fichiers contenant des données de clients ou financières ont été partagés au moyen de liens anonymes qui n’expirent jamais, et personne ne peut dresser la liste de ce qui est exposé.
Une bibliothèque gigantesque
Un serveur de fichiers a été copié dans une seule bibliothèque SharePoint, avec des dossiers profonds et des chemins longs : la synchronisation échoue et la recherche est lente.
Des autorisations accordées une personne à la fois
L’héritage rompu et les autorisations individuelles empêchent de savoir qui peut voir un dossier ou d’intégrer rapidement un nouvel employé.
Des données d’entreprise dans des OneDrive personnels
D’importants documents partagés se trouvent dans des OneDrive individuels ; l’accès est donc perdu ou compliqué quand quelqu’un quitte l’entreprise.
Ce que nous concevons et entretenons
Architecture de l’information
Une structure plate de sites d’équipe et de communication, reliés par des sites concentrateurs au besoin, avec des bibliothèques organisées par fonction, par client ou par projet.
Modèle d’autorisations
Accès accordé au moyen des groupes de propriétaires, de membres et de visiteurs du site ou de groupes Microsoft 365, l’héritage rompu étant réservé à des exceptions délibérées.
Gouvernance du partage
Limites de partage à l’échelle de l’organisation, paramètres plus stricts pour les sites sensibles, liens par défaut limités à des personnes précises et expiration des liens anonymes s’ils sont permis.
Politiques OneDrive
Déplacement des dossiers connus pour le Bureau et les Documents, synchronisation limitée aux appareils gérés selon les licences et conservation du contenu OneDrive après le départ d’un utilisateur.
Étiquettes de confidentialité et rétention
Selon vos licences, des étiquettes pour le contenu confidentiel et des politiques de rétention qui conservent ou suppriment les documents selon vos exigences.
Soutien à la synchronisation et à l’accès
Dépannage des erreurs du client de synchronisation OneDrive, des problèmes de longueur de chemin, des restaurations depuis l’historique des versions et des demandes d’accès.
Ce qui est inclus, et ce qui exige une portée distincte
Habituellement inclus
- Création et structuration des sites selon une conception convenue
- Gestion des autorisations par groupes et par propriétaires de sites
- Paramètres de partage externe à l’échelle de l’organisation et des sites
- Rapports périodiques sur le partage et l’accès invité
- Configuration de OneDrive, déplacement des dossiers connus et soutien à la synchronisation
- Restaurations depuis l’historique des versions et la corbeille dans les délais de rétention de Microsoft
- Configuration de base des étiquettes de confidentialité et des politiques de rétention, selon les licences
Exige une portée ou une soumission distincte
- Développement SharePoint Framework sur mesure ou conception d’intranet complexe
- Solutions Power Automate et Power Apps
- Migrations de fichiers depuis des serveurs, Dropbox, Box ou Google Drive
- Programmes de gestion des documents d’archives exigeant des conseils juridiques
- Achat de licences Microsoft, sauf si votre proposition le prévoit
Composants utilisés
- Centre d’administration SharePoint et SharePoint Online Management Shell
- Sites d’équipe, sites de communication et sites concentrateurs
- OneDrive Entreprise et client de synchronisation OneDrive
- Groupes Microsoft 365 et sites connectés à Teams
- Étiquettes de confidentialité et politiques de rétention Microsoft Purview
- Rapports de partage et fonctionnalités SharePoint Advanced Management, selon les licences
À qui ce service convient
Entreprises qui gèrent des dossiers clients
Cabinets comptables, cabinets d’avocats, firmes d’ingénierie et entreprises immobilières qui partagent des documents avec leurs clients et doivent contrôler qui voit quoi.
Organisations qui ont quitté un serveur de fichiers
Entreprises qui ont migré rapidement et doivent maintenant remettre de l’ordre dans leur structure et leurs autorisations.
Équipes qui se préparent à Copilot
Organisations qui envisagent Microsoft 365 Copilot, lequel fait ressortir le contenu auquel les utilisateurs ont déjà accès, et qui veulent d’abord corriger le partage excessif.
Ce qui s’améliore
- Un emplacement clair pour chaque type de document
- Un partage externe adapté à la sensibilité de chaque site
- Un accès géré par groupes, pour une intégration plus rapide
- Moins d’erreurs de synchronisation et de fichiers perdus sur les portables
- Une vue réaliste de ce qui est partagé hors de l’organisation
Notre façon de travailler sur SharePoint
Analyse initiale
Nous examinons les sites, les bibliothèques, l’utilisation du stockage, les paramètres de partage, les liens externes et les problèmes de synchronisation, et nous rencontrons les équipes clés.
Conception
Nous proposons une structure de sites, un modèle d’autorisations et une politique de partage pour votre approbation.
Correction
Les paramètres sont appliqués, les liens à risque et les invités inactifs sont retirés après approbation, et le contenu est réorganisé comme convenu.
Soutien et revue
Les utilisateurs obtiennent de l’aide par le centre d’assistance, et les rapports de partage sont revus selon le calendrier.
Façons de collaborer
Toute entente est confirmée par une soumission écrite.
Projet de remise en ordre de SharePoint
Un projet à portée fixe pour restructurer les sites, corriger les autorisations et resserrer les paramètres de partage.
Soutien continu
Soutien SharePoint et OneDrive dans le cadre des services gérés Microsoft 365 ou d’un forfait de services TI gérés.
Commencer par une révision du locataire
Une révision du locataire Microsoft 365 qui comprend des constats sur le partage et les autorisations.
Questions fréquentes
Nos fichiers devraient-ils être dans Teams ou dans SharePoint ?
Dans les deux, en quelque sorte. Les fichiers d’un canal Teams sont stockés dans le site SharePoint de cette équipe. Nous vous aidons à déterminer quel contenu va dans les sites connectés à Teams, dans des sites autonomes ou dans OneDrive.
Pouvons-nous désactiver complètement le partage anonyme ?
Oui. Le partage peut être limité aux invités existants, aux nouveaux invités qui se connectent ou aux seuls utilisateurs internes, à l’échelle de l’organisation et site par site. Nous recommandons des paramètres selon la vocation de chaque site.
SharePoint remplace-t-il la sauvegarde ?
Non. L’historique des versions et la corbeille aident à corriger les erreurs récentes, mais leur rétention est limitée. Pour une récupération à plus long terme, consultez Sauvegarde Microsoft 365.
Pourquoi OneDrive affiche-t-il sans cesse des erreurs de synchronisation ?
Les causes courantes sont les chemins de fichiers trop longs, les caractères non pris en charge, les bibliothèques très volumineuses et les modifications conflictuelles. Nous diagnostiquons la cause et ajustons la structure ou les paramètres de synchronisation.
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