Secteurs · Comptabilité
Des TI qui tiennent le coup quand la période des impôts ne laisse aucun répit
Les cabinets comptables et de tenue de livres manipulent certaines des données financières les plus sensibles de leurs clients, avec des échéances qui ne bougent pas. Nous assurons le bon fonctionnement de vos logiciels professionnels, la circulation sécurisée des documents de vos clients et la protection des comptes de votre personnel contre la fraude qui cible votre profession.
En bref
- À qui s’adresse ce service
- Cabinets de CPA, entreprises de tenue de livres et préparateurs de déclarations comptant environ 5 à 200 employés en Colombie-Britannique et en Alberta
- Environnement type
- Logiciels d’impôt et de dossiers de travail, plateformes comptables infonuagiques, portail client ou échange de fichiers sécurisé, Microsoft 365 et personnel à distance
- Priorités courantes
- Fiabilité en haute saison, échange sécurisé de documents, protection contre l’hameçonnage au nom de l’ARC, conservation des dossiers et sauvegardes testées
- Prestation du soutien
- Assistance à distance, avec visites sur place dans le Grand Vancouver, la vallée du Fraser et à Calgary confirmées selon l’adresse
- Base de tarification
- Par utilisateur, par mois, confirmé dans une soumission écrite ; le personnel saisonnier peut être ajouté et retiré selon la portée convenue
Les défis technologiques des cabinets comptables
La période des impôts comprime tout
Entre février et les dates limites de production des déclarations des particuliers et des sociétés, la charge de travail explose, le personnel saisonnier arrive et chaque panne coûte des heures facturables impossibles à rattraper. Les changements informatiques doivent se faire avant la cohue, pas pendant.
Les clients envoient encore leurs documents par courriel
Feuillets T, relevés bancaires et pièces d’identité arrivent en pièces jointes non chiffrées ou par des liens de partage personnels. Le personnel les retransmet ensuite à l’interne, ce qui multiplie les copies de données sensibles.
Un mélange de logiciels de bureau et infonuagiques
Les cabinets combinent souvent des applications de bureau pour les dossiers de travail et l’impôt, comme CaseWare ou TaxCycle, avec des plateformes infonuagiques comme QuickBooks Online ou Xero. Chacune a son propre cycle de mise à jour, ses licences et l’emplacement de ses données à gérer.
Obligations de conservation et archives croissantes
Les dossiers clients et les dossiers de travail sont conservés pendant plusieurs années en vertu d’exigences professionnelles et fiscales. Sans structure claire, les archives s’éparpillent entre serveurs, portables et boîtes aux lettres.
Les risques qui ciblent les cabinets comptables
- Hameçonnage usurpant l’identité de l’Agence du revenu du Canada, d’un client ou d’un éditeur de logiciel, surtout à l’approche des dates limites de production
- Boîtes aux lettres d’employés compromises servant à envoyer de fausses instructions de paiement ou à soutirer le NAS et les coordonnées bancaires de clients
- Utilisation abusive des identifiants de Représenter un client de l’ARC et d’autres portails en ligne s’ils sont partagés ou mal protégés à la connexion
- Rançongiciel sur un serveur partagé contenant les dossiers clients et les dossiers de travail en pleine période des impôts
- Employés saisonniers ou anciens employés qui conservent l’accès aux dossiers clients et aux locataires des plateformes comptables infonuagiques
- Données clients conservées sur des appareils personnels utilisés par le personnel à distance
Les services que nous recommandons aux cabinets comptables
Services TI gérés avec préparation saisonnière
Une vérification avant la saison des postes de travail, des versions de logiciels, des imprimantes, des numériseurs et de l’accès à distance, ainsi qu’une capacité du centre d’assistance planifiée en fonction de vos semaines les plus chargées.
Sécurité du courriel
Filtrage avancé, protection contre l’usurpation d’identité, analyse des liens et des pièces jointes, et enregistrements d’authentification de l’expéditeur configurés pour votre domaine.
Sécurité des identités et authentification multifacteur
Authentification multifacteur sur Microsoft 365, les plateformes comptables infonuagiques et l’accès à distance, avec accès conditionnel pour limiter les connexions aux appareils gérés.
Formation de sensibilisation à la sécurité
Formations courtes et régulières et simulations d’hameçonnage axées sur les usurpations de l’ARC, de clients et de fournisseurs que votre personnel voit réellement.
Sauvegarde, y compris de Microsoft 365
Sauvegarde des données des logiciels professionnels, des partages de fichiers et de Microsoft 365, avec des tests de restauration planifiés avant la haute saison.
Microsoft 365 pour un travail client sécurisé
Microsoft 365 peut remplacer une bonne partie des échanges de courriels risqués dans un cabinet. Nous configurons SharePoint ou un portail client dédié pour que les clients déposent leurs documents dans un emplacement contrôlé au lieu de les joindre à un courriel, et pour que le personnel transmette les fichiers sortants au moyen de liens qui expirent. Les étiquettes de confidentialité et les politiques de prévention des pertes de données, lorsque vos licences les incluent, peuvent avertir le personnel avant qu’un NAS ou un numéro de compte bancaire ne quitte le cabinet.
Nous harmonisons également les autorisations des boîtes aux lettres et des dossiers avec l’organisation de votre cabinet, que ce soit par associé, par groupe de clients ou par secteur de service, et nous veillons à ce que le personnel saisonnier n’obtienne que les accès nécessaires pour la durée de son séjour chez vous. Des politiques de rétention peuvent être configurées pour soutenir vos pratiques de tenue de dossiers ; vos conseillers professionnels déterminent les durées de conservation applicables.
Planifier la continuité d’un travail rythmé par les échéances
- Tests de restauration des bases de données des logiciels professionnels et des dossiers clients planifiés avant le début de la période des impôts
- Copies de sauvegarde hors site ou immuables, hors de portée d’un rançongiciel sur le réseau du bureau
- Étapes de réinstallation et renseignements de licence documentés pour les applications d’impôt et de dossiers de travail
- Un plan permettant au personnel de travailler de la maison ou d’un autre bureau si le bureau principal est inaccessible pendant la période de production
- Postes de rechange ou rapidement remplaçables pour les préparateurs et les réviseurs
Mesures de sécurité pour les données financières des clients
- Authentification multifacteur sur chaque compte qui donne accès aux données clients, y compris les connexions aux plateformes comptables infonuagiques et aux portails
- Accès conditionnel qui bloque, lorsque c’est approprié, les connexions depuis des appareils personnels non gérés
- Détection et réponse sur les terminaux (EDR), avec examen des alertes sur les appareils couverts
- Chiffrement des disques de tous les portables et politique claire interdisant les données clients sur les ordinateurs personnels
- Comptes d’administrateur distincts et revue régulière des personnes qui détiennent des privilèges élevés
- Procédure de rappel pour toute demande de paiement ou de modification bancaire reçue par courriel
Notre façon de travailler avec un cabinet comptable
Cartographier le cabinet
Nous documentons les outils d’impôt, de dossiers de travail et de comptabilité infonuagique que vous utilisez, la façon dont les documents clients entrent et sortent, et le fonctionnement de votre dotation saisonnière.
Combler les lacunes urgentes
Nous activons l’authentification multifacteur, examinons les règles de transfert des boîtes aux lettres et les comptes inactifs, et confirmons que les sauvegardes peuvent être restaurées.
Sortir l’échange de documents du courriel
Nous mettons en place un portail ou un espace d’échange basé sur SharePoint et aidons le personnel et les clients à l’adopter.
Se préparer à la haute saison
Les mises à jour, les remplacements de matériel et l’intégration du personnel sont planifiés avant la cohue, et les changements non essentiels sont gelés pendant celle-ci.
Faire le bilan après chaque saison
Nous examinons ce qui a ralenti le personnel et planifions les améliorations pour la prochaine année de production.
Obligations professionnelles et de protection de la vie privée
Nous soutenons des activités respectueuses de la vie privée au moyen de mesures techniques et de documentation. Votre cabinet demeure responsable de ses obligations professionnelles, de protection des renseignements personnels et de conservation des dossiers ; consultez votre responsable de la protection de la vie privée, les lignes directrices de votre ordre de CPA ou votre conseiller juridique pour connaître les exigences qui s’appliquent à vous.
Questions fréquentes
Pouvez-vous nous aider à ne plus recevoir de documents clients par courriel ?
Oui. Nous pouvons configurer un espace de dépôt sécurisé dans Microsoft 365 ou prendre en charge le portail client inclus avec votre logiciel professionnel, et aider le personnel à accompagner les clients dans ce changement.
Prenez-vous en charge CaseWare, TaxCycle ou QuickBooks Online ?
Nous prenons en charge les ordinateurs, les installations, les mises à jour, les comptes et les sauvegardes dont dépendent ces applications, et nous collaborons avec l’éditeur pour les problèmes propres à l’application.
Pouvez-vous ajouter du personnel saisonnier pour la période des impôts ?
Oui. Nous intégrons les utilisateurs saisonniers avec des accès et des appareils selon leur rôle, puis retirons leurs accès à la fin de la saison. La tarification par utilisateur s’ajuste selon ce qui est prévu dans votre portée écrite.
Comment réduisez-vous l’hameçonnage au nom de l’ARC ?
Grâce au filtrage du courriel et à la protection contre l’usurpation d’identité, à l’authentification multifacteur, qui rend les mots de passe volés moins utiles, et à une formation qui montre au personnel de vrais exemples d’arnaques de la période des impôts.
Allez-vous nous rendre conformes aux lois sur la protection des renseignements personnels ?
Nous mettons en place des mesures techniques qui soutiennent des activités respectueuses de la vie privée, mais la conformité relève d’une évaluation juridique. Votre responsable de la protection de la vie privée ou votre conseiller juridique doit confirmer ce qui s’applique à votre cabinet.
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