行业 · 会计
报税季再忙，IT也能稳稳扛住
会计和记账公司处理的是客户最敏感的财务数据，而且截止日期从不让步。我们确保会计软件稳定运行、客户文件安全流转，并保护员工账户，抵御专门针对这个行业的诈骗。
概览
- 适用对象
- 卑诗省和阿尔伯塔省约 5 至 200 名员工的注册会计师（CPA）事务所、记账公司和报税机构
- 典型环境
- 报税和底稿软件、云会计平台、客户门户或安全文件交换工具、Microsoft 365，以及远程办公员工
- 常见优先事项
- 旺季系统可靠性、安全的文件交换、防范以 CRA 为幌子的网络钓鱼、资料保留以及经过测试的备份
- 服务交付方式
- 以远程支持为主；大温哥华地区、菲沙河谷和卡尔加里的上门服务须按具体地址确认
- 计费方式
- 按每用户每月计费，以书面报价为准；可按约定的服务范围增减季节性员工
会计事务所面临的技术挑战
报税季让一切都变得紧迫
从二月到个人和公司报税截止日，工作量激增、季节性员工陆续入职，任何一次系统中断造成的计费工时损失事后都无法弥补。IT 变更应在旺季前完成，而不是在旺季中进行。
客户仍在用电子邮件发送文件
各类税单（T-slip）、银行对账单和身份证件，往往以未加密的邮件附件或个人网盘链接发来。员工随后又在内部转发，导致敏感数据的副本成倍增加。
桌面版与云端会计软件并存
事务所通常同时使用 CaseWare 或 TaxCycle 等桌面底稿和报税软件，以及 QuickBooks Online 或 Xero 等云平台。每款软件都有各自的更新周期、许可证和数据存放位置需要管理。
资料保留要求与不断膨胀的档案
根据职业规范和税务相关要求，客户档案和工作底稿需要保存数年。如果缺乏清晰的结构，档案就会散落在服务器、笔记本电脑和邮箱各处。
专门针对会计事务所的风险
- 冒充加拿大税务局（CRA）、客户或软件供应商的网络钓鱼，在报税截止日前后尤为猖獗
- 员工邮箱被盗用，用来发送虚假付款指令，或窃取客户的社会保险号（SIN）和银行信息
- CRA“代表客户”（Represent a Client）及其他在线门户的登录凭据被共享或缺乏严格的登录保护，从而遭到滥用
- 报税季中途，存放客户档案和工作底稿的共享服务器遭勒索软件攻击
- 季节性员工或已离职员工仍可访问客户文件夹和云会计租户
- 远程员工的个人设备上存有客户数据
我们为会计事务所推荐的服务
兼顾旺季准备的托管IT
旺季前检查工作站、软件版本、打印机、扫描仪和远程访问，并围绕您最忙的几周规划帮助台支持力量。
电子邮件安全
高级邮件过滤、防冒充保护、链接和附件扫描，并为您的域名配置发件人身份验证记录。
身份安全与多因素身份验证
在 Microsoft 365、云会计平台和远程访问上启用多因素身份验证（MFA），并通过条件访问将登录限制在受管设备上。
安全意识培训
简短、定期的培训和模拟钓鱼演练，聚焦员工实际会遇到的冒充 CRA、客户和供应商的手法。
数据备份与 Microsoft 365 备份
备份会计软件数据、共享文件夹和 Microsoft 365，并在旺季前安排恢复测试。
用 Microsoft 365 安全地处理客户业务
Microsoft 365 可以取代事务所里大量高风险的邮件往来。我们会配置 SharePoint 或专用客户门户，让客户把文件上传到受控位置，而不是作为邮件附件发送；员工对外发送文件时，也改用会自动过期的共享链接。如果您的许可证包含敏感度标签和数据丢失防护（DLP）策略，系统还能在社会保险号或银行账号外发之前提醒员工。
我们还会根据事务所的组织方式（按合伙人、客户组或业务线）调整邮箱和文件夹权限，并确保季节性员工只在任职期间获得所需的访问权限。保留策略可以设置为配合贵所的档案管理做法；具体适用的保留期限由您的专业顾问确定。
为截止日期驱动的工作做好连续性规划
- 在报税季开始前，对会计软件数据库和客户文件夹进行恢复测试
- 保留异地或不可变备份副本，办公网络上的勒索软件无法触及
- 成文记录报税和底稿软件的重装步骤及许可证信息
- 制定预案：报税季期间主办公室无法使用时，员工可在家或其他办公室继续工作
- 为报税员和复核人员准备备用或可快速更换的工作站
保护客户财务数据的安全控制
- 所有能接触客户数据的账户都启用多因素身份验证，包括云会计和门户登录
- 在适当情况下通过条件访问阻止未受管个人设备登录
- 在受管设备上部署终端检测与响应（EDR），并审查告警
- 所有笔记本电脑启用磁盘加密，并明确禁止在个人电脑上存放客户数据
- 使用独立的管理员账户，并定期审查谁拥有高级权限
- 对通过电子邮件收到的任何付款或银行信息变更请求，执行电话回拨核实流程
我们如何与会计事务所合作
梳理事务所现状
我们会记录您使用哪些报税、底稿和云会计工具，客户文件如何收发，以及季节性用工如何安排。
优先堵住紧急漏洞
我们启用多因素身份验证，检查邮箱转发规则和闲置账户，并确认备份可以恢复。
让文件交换不再依赖电子邮件
我们搭建客户门户或基于 SharePoint 的文件交换方式，并帮助员工和客户适应新流程。
为旺季做好准备
系统更新、硬件更换和员工入职都安排在旺季之前，旺季期间冻结非必要变更。
每个报税季后复盘
我们会分析哪些环节拖慢了员工，并为下一个报税年度规划改进措施。
职业与隐私义务
我们通过技术控制和文档记录，支持注重隐私保护的日常运营。贵所仍须自行承担职业规范、隐私保护和档案保留方面的义务；具体适用的要求，请咨询您的隐私官、CPA 协会指引或法律顾问。
常见问题
你们能帮我们不再通过电子邮件接收客户文件吗？
可以。我们可以在 Microsoft 365 中配置安全的上传区域，或支持您会计软件自带的客户门户，并帮助员工引导客户完成这一转变。
你们支持 CaseWare、TaxCycle 或 QuickBooks Online 吗？
我们支持这些软件所依赖的电脑、安装、更新、账户和备份，应用层面的问题则与软件供应商协调处理。
报税季能临时增加季节性员工吗？
可以。我们会按岗位权限为季节性用户开通账户和配备设备，并在旺季结束后收回其访问权限。按用户计费的金额会依照书面服务范围中的约定相应调整。
你们如何减少冒充 CRA 的钓鱼邮件？
通过邮件过滤和防冒充保护、启用多因素身份验证（让被盗密码难以被利用），以及用真实的报税季诈骗案例对员工进行培训。
你们能让我们符合隐私法规吗？
我们会部署支持隐私保护运营的技术控制，但是否合规属于法律判断。具体适用于贵所的要求，应由您的隐私官或法律顾问确认。
在下一个报税季到来前做好准备
预约咨询，一起审视您的会计软件、文件交换方式和安全状况。在做出任何长期承诺之前，您都会先收到一份书面服务范围。