صنایع · حسابداری
فناوری اطلاعاتی که در اوج فشار فصل مالیات کم نمی‌آورد
دفاتر حسابداری و دفترداری با برخی از حساس‌ترین اطلاعات مالی مشتریان خود و زیر مهلت‌هایی که جابه‌جا نمی‌شوند کار میکنند. ما نرم‌افزارهای حرفهای شما را سرپا نگه می‌داریم، تبادل اسناد مشتریان را امن میکنیم و از حساب‌های کارکنان در برابر کلاهبرداری‌هایی که این حرفه را هدف می‌گیرند محافظت میکنیم.
در یک نگاه
- مخاطب این خدمات
- دفاتر CPA، دفاتر دفترداری و تهیه‌کنندگان اظهارنامه مالیاتی با حدود ۵ تا ۲۰۰ کارمند در بریتیش کلمبیا و آلبرتا
- محیط معمول
- نرمافزار مالیات و کاربرگ‌های حسابرسی، پلتفرم‌های حسابداری ابری، پرتال مشتری یا تبادل امن فایل، Microsoft 365 و کارکنان دورکار
- اولویت‌های رایج
- پایداری در فصل اوج کار، تبادل امن اسناد، محافظت در برابر فیشینگ با مضمون CRA، نگهداری سوابق و پشتیبان‌های آزموده‌شده
- نحوه ارائه پشتیبانی
- پشتیبانی از راه دور، با مراجعه حضوری در ونکوور بزرگ، دره فریزر و کلگری پس از تأیید برای هر نشانی
- مبنای قیمت‌گذاری
- به‌ازای هر کاربر، ماهانه، که در پیش‌فاکتور کتبی تأیید میشود؛ کارکنان فصلی طبق محدوده تعیین‌شده اضافه و حذف می‌شوند
چالش‌های فناوری در دفاتر حسابداری
فصل مالیات همه‌چیز را فشرده می‌کند
از فوریه تا مهلت‌های تسلیم اظهارنامه اشخاص و شرکت‌ها، حجم کار بالا می‌رود، کارکنان فصلی اضافه می‌شوند و هر قطعی، ساعت‌های قابل‌صورت‌حسابی را از بین می‌برد که بعداً جبران‌پذیر نیست. تغییرات فناوری باید پیش از شلوغی انجام شود، نه در میانه آن.
مشتریان هنوز اسناد را با ایمیل می‌فرستند
فیش‌های مالیاتی T، صورت‌حساب‌های بانکی و مدارک شناسایی به‌صورت پیوست ایمیل رمزگذاری‌نشده یا از طریق لینک‌های شخصی اشتراک فایل می‌رسند. سپس کارکنان آنها را داخل دفتر فوروارد میکنند و نسخه‌های اطلاعات حساس چند برابر میشود.
ترکیبی از نرم‌افزارهای دسکتاپ و ابری
دفاتر معمولاً نرم‌افزارهای دسکتاپ کاربرگ و مالیات مانند CaseWare یا TaxCycle را با پلتفرم‌های ابری مانند QuickBooks Online یا Xero ترکیب میکنند. هر کدام چرخه بهروزرسانی، لایسنس و محل نگهداری داده خود را دارد که باید مدیریت شود.
الزامات نگهداری سوابق و بایگانی‌های رو به رشد
پرونده‌های مشتریان و کاربرگ‌ها طبق الزامات حرفهای و مالیاتی چند سال نگهداری می‌شوند. بدون ساختاری روشن، بایگانی‌ها در سرورها، لپ‌تاپ‌ها و صندوق‌های ایمیل پراکنده می‌شوند.
ریسک‌هایی که دفاتر حسابداری را هدف می‌گیرند
- فیشینگ با جعل هویت سازمان درآمد کانادا (CRA)، یک مشتری یا فروشنده نرمافزار، به‌ویژه نزدیک مهلت‌های تسلیم اظهارنامه
- صندوق‌های ایمیل نفوذشده کارکنان که برای ارسال دستور پرداخت جعلی یا جمع‌آوری شماره بیمه اجتماعی (SIN) و اطلاعات بانکی مشتریان استفاده می‌شوند
- سوءاستفاده از اطلاعات ورود سرویس Represent a Client سازمان CRA و سایر پرتال‌های آنلاین، اگر به اشتراک گذاشته شوند یا با کنترلهای ورود قوی محافظت نشوند
- باج‌افزار روی سرور مشترکِ حاوی پرونده‌های مشتریان و کاربرگ‌ها در میانه فصل مالیات
- کارکنان فصلی یا سابقی که هنوز به پوشه‌های مشتریان و حساب‌های حسابداری ابری دسترسی دارند
- اطلاعات مشتریان که روی دستگاه‌های شخصی کارکنان دورکار ذخیره شده است
خدماتی که به دفاتر حسابداری پیشنهاد میکنیم
خدمات مدیریت‌شده فناوری اطلاعات با آمادگی فصلی
بررسی پیش از فصل برای ایستگاه‌های کاری، نسخه نرمافزارها، چاپگرها، اسکنرها و دسترسی از راه دور، به‌علاوه ظرفیت میز خدمت که بر اساس شلوغ‌ترین هفته‌های شما برنامه‌ریزی میشود.
امنیت ایمیل
فیلتر پیشرفته، محافظت در برابر جعل هویت، بررسی لینک‌ها و پیوست‌ها، و پیکربندی رکوردهای احراز هویت فرستنده برای دامنه شما.
امنیت هویت و احراز هویت چندعاملی
احراز هویت چندعاملی (MFA) روی Microsoft 365، پلتفرم‌های حسابداری ابری و دسترسی از راه دور، همراه با دسترسی مشروط برای محدود کردن ورود به دستگاه‌های مدیریت‌شده.
آموزش آگاهی امنیتی
آموزش‌های کوتاه و منظم و فیشینگ شبیه‌سازی‌شده با تمرکز بر الگوهای جعل هویت CRA، مشتریان و فروشندگان که کارکنان شما واقعاً با آنها روبه‌رو می‌شوند.
پشتیبان‌گیری عمومی و پشتیبان‌گیری Microsoft 365
پشتیبان‌گیری از داده‌های نرم‌افزارهای حرفهای، پوشه‌های اشتراکی و Microsoft 365، با آزمون‌های بازیابی که پیش از فصل اوج کار برنامه‌ریزی می‌شوند.
Microsoft 365 برای کار امن با مشتریان
Microsoft 365 می‌تواند بخش بزرگی از ترافیک پرخطر ایمیل را در دفتر شما جایگزین کند. ما SharePoint یا یک پرتال اختصاصی مشتری را پیکربندی میکنیم تا مشتریان اسناد را به‌جای پیوست ایمیل در محلی کنترل‌شده بارگذاری کنند و کارکنان فایل‌های خروجی را با لینک‌های دارای تاریخ انقضا به اشتراک بگذارند. برچسب‌های حساسیت و سیاست‌های جلوگیری از نشت داده، در صورتی که لایسنس شما آنها را شامل شود، می‌توانند پیش از خروج شماره SIN یا شماره حساب بانکی از دفتر به کارکنان هشدار دهند.
همچنین سطوح دسترسی صندوق‌های ایمیل و پوشه‌ها را با ساختار دفتر شما، چه بر اساس شریک، گروه مشتریان یا خط خدمات، هماهنگ میکنیم و مطمئن میشویم کارکنان فصلی فقط دسترسی موردنیاز را برای مدت حضورشان دریافت کنند. سیاست‌های نگهداری را می‌توان برای پشتیبانی از روش‌های نگهداری سوابق دفتر شما تنظیم کرد؛ مدت‌زمان‌های الزامی نگهداری را مشاوران حرفهای شما تعیین میکنند.
برنامه‌ریزی تداوم برای کاری که به مهلت‌ها گره خورده است
- آزمون بازیابی پایگاه داده نرم‌افزارهای حرفهای و پوشه‌های مشتریان، پیش از شروع فصل مالیات
- نسخه‌های پشتیبان خارج از محل یا تغییرناپذیر که باج‌افزارِ شبکه دفتر به آنها دسترسی ندارد
- مراحل مستند نصب مجدد و جزئیات لایسنس نرم‌افزارهای مالیات و کاربرگ
- برنامه‌ای برای کار کارکنان از خانه یا دفتری دیگر، اگر دفتر اصلی در فصل اظهارنامه در دسترس نباشد
- ایستگاه‌های کاری یدکی یا قابل‌تعویض سریع برای تهیه‌کنندگان و بازبینان اظهارنامه
کنترلهای امنیتی برای اطلاعات مالی مشتریان
- احراز هویت چندعاملی روی هر حسابی که به اطلاعات مشتریان دسترسی دارد، از جمله ورود به حسابداری ابری و پرتال‌ها
- دسترسی مشروط که در موارد مناسب، ورود از دستگاه‌های شخصیِ مدیریت‌نشده را مسدود می‌کند
- تشخیص و پاسخ در نقاط پایانی (EDR) همراه با بررسی هشدارها روی دستگاه‌های تحت پوشش
- رمزگذاری دیسک روی همه لپ‌تاپ‌ها و سیاستی روشن درباره منع نگهداری اطلاعات مشتری روی کامپیوترهای شخصی
- حساب‌های جداگانه مدیر سیستم و بازبینی منظم اینکه چه کسانی دسترسی سطح بالا دارند
- روند تماس تأییدی برای هر درخواست پرداخت یا تغییر اطلاعات بانکی که از طریق ایمیل دریافت میشود
روند همکاری ما با یک دفتر حسابداری
شناخت کامل دفتر
مستند میکنیم از کدام ابزارهای مالیات، کاربرگ و حسابداری ابری استفاده میکنید، اسناد مشتریان چگونه وارد و خارج می‌شوند و نیروی فصلی چگونه به کار گرفته میشود.
بستن شکاف‌های فوری
احراز هویت چندعاملی را فعال میکنیم، قواعد فوروارد صندوق‌های ایمیل و حساب‌های بلااستفاده را بازبینی میکنیم و تأیید میکنیم که پشتیبان‌ها قابل بازیابی هستند.
انتقال تبادل اسناد از ایمیل
یک پرتال یا روش تبادل مبتنی بر SharePoint راه‌اندازی میکنیم و به کارکنان و مشتریان کمک میکنیم آن را به کار بگیرند.
آمادگی برای فصل اوج کار
به‌روزرسانی‌ها، تعویض سخت‌افزار و ورود کارکنان جدید پیش از شلوغی زمان‌بندی می‌شوند و در طول آن، تغییرات غیرضروری متوقف میشود.
بازبینی پس از هر فصل
بررسی میکنیم چه چیزی کار کارکنان را کند کرد و بهبودهایی را برای سال مالیاتی بعد برنامه‌ریزی میکنیم.
تعهدات حرفهای و حریم خصوصی
ما با کنترلهای فنی و مستندسازی از عملیات آگاه به حریم خصوصی پشتیبانی میکنیم. مسئولیت تعهدات حرفهای، حریم خصوصی و نگهداری سوابق همچنان با دفتر شماست؛ برای الزاماتی که شامل حال شما میشود با مسئول حریم خصوصی، رهنمودهای نهاد CPA یا مشاور حقوقی خود مشورت کنید.
پرسش‌های متداول
آیا میتوانید کمک کنید دیگر اسناد مشتریان را با ایمیل دریافت نکنیم؟
بله. میتوانیم یک محل امن بارگذاری در Microsoft 365 پیکربندی کنیم یا از پرتال مشتری موجود در نرمافزار حرفهای شما پشتیبانی کنیم و به کارکنان کمک کنیم مشتریان را در این تغییر راهنمایی کنند.
آیا CaseWare، TaxCycle یا QuickBooks Online را پشتیبانی میکنید؟
ما از کامپیوترها، نصب، بهروزرسانی، حسابها و پشتیبانهایی که این نرمافزارها به آنها وابستهاند پشتیبانی میکنیم و برای مشکلات سطح نرمافزار با فروشنده هماهنگ میشویم.
آیا میتوانید برای فصل مالیات کارکنان فصلی اضافه کنید؟
بله. کاربران فصلی را با دسترسی مبتنی بر نقش و دستگاه آماده به کار می‌گیریم و در پایان فصل دسترسی آنها را حذف میکنیم. قیمت به‌ازای هر کاربر طبق محدوده کتبی خدمات شما تعدیل میشود.
فیشینگ با مضمون CRA را چگونه کاهش می‌دهید؟
با فیلتر ایمیل و محافظت در برابر جعل هویت، احراز هویت چندعاملی تا رمزهای سرقت‌شده کارایی کمتری داشته باشند، و آموزشی که نمونه‌های واقعی کلاهبرداری‌های فصل مالیات را به کارکنان نشان می‌دهد.
آیا ما را با قوانین حریم خصوصی منطبق میکنید؟
ما کنترلهای فنیای پیاده میکنیم که از عملیات آگاه به حریم خصوصی پشتیبانی میکنند، اما انطباق یک تشخیص حقوقی است. مسئول حریم خصوصی یا مشاور حقوقی شما باید تأیید کند چه الزاماتی شامل دفتر شما میشود.
خدمات مرتبط
محصولات و بسته‌ها
صنایعی که پشتیبانی میکنیم
پیش از فصل مالیات بعدی آماده شوید
یک جلسه مشاوره رزرو کنید تا نرم‌افزارهای حرفهای، تبادل اسناد و امنیت دفتر شما را بررسی کنیم. پیش از هر تعهد دوره‌ای، محدوده کتبی خدمات را دریافت خواهید کرد.