概览
- 适用对象
- 卑诗省和阿尔伯塔省约 5 至 200 人的律师事务所、公证处和法律服务机构
- 典型环境
- 律所业务管理和文档管理系统、Microsoft 365、扫描仪、听写工具，以及远程或混合办公的律师
- 常见优先事项
- 按案件控制保密访问、电子邮件安全、可靠的文档系统、安全的远程办公以及经过测试的备份
- 服务交付方式
- 以远程支持为主；大温哥华地区、菲沙河谷和卡尔加里的上门服务须按具体地址确认
- 计费方式
- 按每用户每月计费，在前期调研后以书面报价为准；计算器中的数字均为拟定价格
法律执业中的技术挑战
文件就是律所的产品
诉状、协议、往来函件和证据都必须归档到正确的案件下，做好版本管理并能随时调取。如果文件散落在个人文件夹和收件箱中，光是找到最新版本本身就是一种风险。
访问权限必须跟随案件
由于信息隔离墙（ethical wall）、利益冲突和客户指示等原因，并非所里每个人都应该看到每份文件。多年来临时搭建的文件夹权限，很少能真实反映谁应该拥有访问权。
业务管理与文档管理系统的集成
Clio、PCLaw、NetDocuments 或 iManage 等业务管理、计费和文档管理平台，都与 Outlook、Word 和扫描仪相连。一次 Microsoft 365 或 Windows 更新，就可能在最不合适的时候让这些插件失效。
律师随时随地办公
无论是在法庭、客户办公室、家中还是出差途中，律师都需要通过笔记本电脑和手机安全地访问文件和邮件，而不是退而使用个人账户。
律师事务所需要提前防范的风险
- 信托账户诈骗：攻击者利用被盗用的邮箱篡改付款指令，转移和解款项或预付律师费
- 以虚假法院通知、对方律师来函或文件签署通知为诱饵，针对律师和助理的网络钓鱼
- 受特权保护的文件通过公开链接被误分享，或被转发给错误的收件人
- 已离职员工、实习律师（articling student）或合同律师仍可访问客户案件
- 勒索软件同时加密文档库和计费数据
- 手机和笔记本电脑丢失，上面缓存有客户邮件和文件
我们为律师事务所推荐的服务
托管IT与帮助台
为律师和员工提供支持，熟悉文档管理插件、听写工具、扫描仪以及业务管理系统的各项集成。
电子邮件安全
防冒充保护、链接和附件扫描、外部发件人警示以及域名身份验证，降低付款诈骗和网络钓鱼风险。
身份安全与条件访问
为每位用户启用多因素身份验证（MFA），在适当情况下将登录限制在受管设备上，并对异常登录活动发出警报。
Microsoft 365 安全
配置共享限制、敏感度标签和邮箱审计，为履行保密义务提供支持。
备份与恢复
备份文档库、业务管理数据和 Microsoft 365，备份与生产环境相互隔离，并经过恢复测试。
为保密工作配置 Microsoft 365
Microsoft 365 的默认设置偏向便捷共享。对于律师事务所，我们会收紧这些设置：外部共享仅限特定人员，链接设置有效期，定期审查来宾访问，并启用邮箱审计，以便在出现疑问时查清谁访问过哪些内容。如果您的许可证包含敏感度标签，即使受特权保护的文件离开律所，也能继续受到标记和保护。
如果贵所使用 SharePoint 或 Teams 作为文档库，我们会按客户或案件组织站点，并设置可随团队变动而更新的权限组。如果您使用专门的文档管理系统，我们会确保其与 Outlook 和 Office 的集成在每次更新后依然正常，并与供应商协调，让按案件归档始终是最省事的做法。
应对不能延误的截止日期
- 对文档库、业务管理数据和 Microsoft 365 进行经过恢复测试的备份
- 保留不可变或异地备份副本，普通用户账户无法触及
- 提供安全的远程访问，办公室无法使用时律师仍可继续工作
- 成文记录业务管理和文档管理平台的供应商联系方式及恢复步骤
- 制定系统中断期间应对法庭截止日期和交易交割的预案，包括首先联系谁
契合保密要求的安全控制
- 按案件或客户设置权限组，并定期审查
- 所有用户（包括兼职和合同员工）均启用多因素身份验证和条件访问
- 对信托账户或付款指令的任何变更，执行口头核实流程
- 所有设备部署终端检测与响应（EDR），并启用磁盘加密和远程擦除
- 启用邮箱和文件审计，以便在发生事件时协助调查
- 律师、实习生和助理离职时及时收回访问权限
我们如何与律师事务所合作
保密前提下的前期调研
我们在保密前提下审查您的系统、集成和现有访问模式，无需打开任何客户文件。
先保护身份和邮件
多因素身份验证、邮件防护和邮箱规则审查优先进行，因为它们针对的是最常见的诈骗途径。
围绕案件重建访问权限
我们与您的办公室经理或 IT 委员会合作，定义权限组并清理历史遗留的权限。
保护数据并测试恢复
我们确认每个文档库都已备份，并对真实的案件文件夹进行恢复测试。
持续运维与回顾
在约定范围内提供持续支持，并每季度回顾访问权限、风险和计划中的变更。
职业义务仍由律所承担
我们提供支持保密和隐私保护运营的技术控制，但不提供法律或监管方面的意见；贵所应依据律师协会的指引和隐私官的意见履行自身义务。
常见问题
你们的技术人员能看到我们的客户文件吗？
技术人员需要管理员权限才能维护系统，但我们会将权限限制在工作所需范围内，使用实名账户，并记录每次访问。保密条款会在服务协议中明确约定。
你们支持 Clio、NetDocuments 或 iManage 吗？
我们支持这些平台所依赖的设备、Microsoft 365 集成、插件和账户，应用内部的问题则与供应商协调处理。
你们如何降低信托账户和付款诈骗风险？
我们将邮件防冒充保护、多因素身份验证和邮箱规则监控，与成文的付款变更电话回拨流程结合起来。任何技术控制都无法取代人工核实。
能否为信息隔离墙限制访问权限？
可以。我们可以在 SharePoint 或您的文档系统中配置权限组，将被隔离人员排除在特定案件之外，并定期审查这些设置。
你们为我们的办公室提供上门支持吗？
大部分支持通过远程完成。大温哥华地区、菲沙河谷和卡尔加里的上门服务须按您的地址和服务范围确认。