راهنما · پایداری
چگونه قطعی‌های فناوری اطلاعات را کاهش دهیم: نقاط ضعف را پیش از آنکه غافلگیرتان کنند پیدا کنید
بیشتر قطعیها در سازمان‌های کوچک و متوسط از فهرست کوتاهی از علتهای قابل پیش‌بینی ناشی می‌شوند: یک اتصال اینترنت واحد، دستگاهی که وصله نشده، گواهی‌ای که منقضی شده، پشتیبانی که هیچ‌کس آزمایشش نکرده است. این راهنما نشان می‌دهد چگونه این نقاط ضعف را شناسایی کنید و به ترتیبی منطقی به آنها رسیدگی کنید.
- تاریخ انتشار
- ۸ دقیقه مطالعه
در این صفحه
نکات کلیدی
- با برآورد هزینه یک ساعت قطعی برای کسب‌وکارتان شروع کنید تا بتوانید تصمیم بگیرید پیشگیری چقدر ارزش دارد.
- نقاط شکست واحد خود را مشخص کنید: اتصال اینترنت، فایروال، سرور، فرد کلیدی، نرم‌افزار حیاتی و برق.
- وصلهگذاری منظم، پایش و برنامه‌ریزی چرخه عمر سختافزار از بخش بزرگی از قطعی‌های قابل اجتناب جلوگیری میکند.
- پشتیبانها فقط زمانی قطعی را کاهش می‌دهند که بازیابی آنها آزمایش شده و مراحل بازیابی مکتوب باشد.
- هر اختلال فرصتی برای یادگیری است؛ یک بازبینی کوتاه پس از هر رخداد، علتهای تکراری را به‌تدریج حذف میکند.
با شناخت هزینه قطعی برای کسب‌وکارتان شروع کنید
قطعی فقط مدت زمانی نیست که سامانهها در دسترس نیستند. این هزینه شامل کارکنانی است که نمی‌توانند کار کنند، قرارهایی که باید جابه‌جا شوند، صورت‌حساب‌هایی که ارسال نمی‌شوند، مهلت‌هایی که از دست می‌روند و زمانی که پس از آن صرف جبران عقب‌ماندگی می‌شود. برای برخی کسب‌وکارها یک ساعت بدون ایمیل یک ناراحتی است؛ برای برخی دیگر یک ساعت بدون سامانه نوبت‌دهی یا صندوق فروش یعنی برگرداندن مشتریان.
یک محاسبه تقریبی کافی است. برآورد کنید وقتی یک سامانه از کار می‌افتد چند نفر تحت تأثیر قرار می‌گیرند، زمان آنها چقدر هزینه دارد و چه درآمد یا تعهدی نسبت به مشتریان در هر ساعت در خطر است. این کار را برای سه یا چهار سامانه مهم خود انجام دهید. لازم نیست اعداد دقیق باشند؛ کافی است آن‌قدر خوب باشند که به شما بگویند آیا اتصال اینترنت دوم، یک لپ‌تاپ یدکی یا پشتیبان‌گیری بهتر ارزش هزینه کردن دارد یا نه.
این تمرین اهداف بازیابی شما را هم روشن میکند: هر سامانه به‌طور معقول چه مدت میتواند از دسترس خارج باشد (هدف زمان بازیابی یا RTO) و از دست دادن چه مقدار از داده‌های اخیر برایتان قابل تحمل است (هدف نقطه بازیابی یا RPO). این دو هدف باید تناوب پشتیبان‌گیری و برنامه‌ریزی بازیابی را تعیین کنند.
رایجترین علتهای قطعی قابل اجتناب
اتصال اینترنت واحد
وقتی دفتر فقط یک اتصال دارد و آن قطع می‌شود، ایمیل ابری، فایل‌ها و سیستم تلفن هم با آن از کار می‌افتند. قطعی‌های ناشی از آسیب عملیات عمرانی یا خطای سرویس‌دهنده خارج از کنترل شماست، اما اثر آنها نه.
سختافزار فرسوده یا بدون پایش
سرورها، فایروال‌ها، سوئیچ‌ها و دیسک‌ها با افزایش عمر بیشتر خراب می‌شوند. بدون پایش، نخستین هشدار خود خرابی است.
بهروزرسانیهای جامانده یا مختل‌کننده
سامانههای وصله‌نشده در برابر حملاتی که قطعی‌های طولانی ایجاد می‌کنند آسیب‌پذیرند، و به‌روزرسانی‌هایی که بدون برنامه اعمال شوند می‌توانند نرم‌افزارها را در میانه روز کاری از کار بیندازند.
تمدیدهای منقضیشده
نام‌های دامنه، گواهی‌های امنیتی، اشتراک‌های نرم‌افزاری و قراردادهای پشتیبانی که بی‌صدا منقضی می‌شوند، می‌توانند بدون هشدار وب‌سایت، ایمیل یا نرم‌افزارها را از دسترس خارج کنند.
رخدادهای امنیتی
باج‌افزار و حساب‌های نفوذشده از مختل‌کننده‌ترین رویدادهایی هستند که یک کسب‌وکار ممکن است با آن روبه‌رو شود، چون بازیابی علاوه بر بازگرداندن دادهها، به بررسی و تحقیق هم نیاز دارد.
وابستگی به فرد کلیدی
وقتی فقط یک نفر می‌داند یک سامانه چگونه پیکربندی شده یا رمز آن را دارد، اگر آن فرد در دسترس نباشد یک مشکل معمولی به قطعی تبدیل می‌شود.
یک برنامه پیشگیری عملی
این گام‌ها را به ترتیب انجام دهید. هر گام به‌تنهایی ریسک را کاهش می‌دهد و همه با هم پایه یک محیط قابل اتکا را می‌سازند.
فهرست‌برداری و نقشه وابستگی‌ها
سامانهها، دستگاه‌ها، تجهیزات شبکه و سرویس‌های ابری را فهرست کنید و مشخص کنید هر فرایند حیاتی کسب‌وکار به چه چیزی وابسته است. غافلگیری‌ها از وابستگی‌هایی می‌آیند که از آنها خبر نداشتید.
زمانبندی وصلهگذاری و نگهداری
بهروزرسانیهای سیستم‌عامل، نرم‌افزار و فرم‌ویر را طبق برنامه منظم، با پنجره نگهداری مشخص، یک گروه آزمایشی برای تست و راهی برای بازگشت به وضعیت قبل اعمال کنید.
پایش آنچه اهمیت دارد
فضای دیسک، کامل شدن پشتیبان‌گیری، سلامت دستگاه‌ها، اتصال اینترنت و هشدارهای امنیتی را زیر نظر بگیرید و مطمئن شوید در ساعات توافق‌شده کسی مسئول اقدام درباره هر هشدار است.
برنامه‌ریزی چرخه عمر سختافزار
تاریخ خرید و تاریخ پایان پشتیبانی فروشنده را پیگیری کنید و تجهیزات را طبق چرخه برنامه‌ریزی‌شده جایگزین کنید، نه پس از خرابی.
پیگیری متمرکز تمدیدها
دامنه‌ها، گواهی‌ها، لایسنس‌ها و قراردادهای پشتیبانی را در یک دفتر ثبت واحد با تاریخ تمدید و مسئول هر کدام نگه دارید و یادآورها را خیلی پیش از انقضا تنظیم کنید.
مستندسازی و اشتراک دانش
پیکربندی‌ها، مراحل بازیابی و اطلاعات تماس فروشندگان را ثبت کنید و اطلاعات ورود مدیریتی را در یک گاوصندوق رمز متعلق به کسب‌وکار نگه دارید که بیش از یک نفر به آن دسترسی داشته باشد.
ایجاد تابآوری در محیط فناوری
پیشگیری دفعات خرابی را کم میکند. تابآوری میزان آسیب را هنگام خرابی کاهش می‌دهد.
مسیر دوم اینترنت
یک اتصال پشتیبان از سرویس‌دهنده یا فناوری دیگر، مانند اینترنت سلولی، همراه با فایروالی که برای جابه‌جایی خودکار پیکربندی شده باشد، خدمات ضروری را در دسترس نگه می‌دارد.
حفاظت از برق
منابع تغذیه بدون وقفه (UPS) روی تجهیزات شبکه و سرورها، قطعی‌های کوتاه را پوشش می‌دهند و در قطعی‌های طولانی‌تر امکان خاموش کردن صحیح را فراهم می‌کنند.
کار مبتنی بر ابر
ایمیل، فایل‌ها و نرمافزارهای کلیدی که در ابر میزبانی می‌شوند، وقتی دفتر در دسترس نیست از خانه یا محل دیگری قابل استفاده می‌مانند.
تجهیزات یدکی
یک لپ‌تاپ یدکی از پیش پیکربندی‌شده و یک سوئیچ شبکه یدکی می‌توانند یک روز انتظار برای جایگزین را به وقفه‌ای کوتاه تبدیل کنند.
وقتی چیزی خراب شد، بازیابی را سریع کنید
پشتیبانها پایه بازیابی‌اند، اما فقط به پشتیبان‌های آزمایششده می‌توان تکیه کرد. برای فایل‌ها، صندوق‌های ایمیل و در صورت لزوم کل سرورها آزمون‌های منظم بازیابی زمانبندی کنید و ثبت کنید هر بازیابی چقدر طول کشید. این زمان توان واقعی بازیابی شماست و اغلب از آنچه افراد انتظار دارند طولانی‌تر است.
برای هر سامانه حیاتی یک دستورالعمل کوتاه بازیابی بنویسید: با چه کسی تماس بگیرید، پشتیبانها کجا هستند، مراحل بازگردانی چیست و چگونه کارکنان را از وضعیت آگاه کنید. یک نسخه از آن را در جایی نگه دارید که وقتی سامانههای خودتان از کار افتاده‌اند در دسترس باشد. سپس گاه‌به‌گاه آن را تمرین کنید، حتی به شکل یک بحث دور میز؛ نخستین باری که یک برنامه بازیابی را اجرا می‌کنید نباید در جریان یک قطعی واقعی باشد.
پس از هر اختلال جدی، یک بازبینی کوتاه برگزار کنید: چه اتفاقی افتاد، چگونه تشخیص داده شد، بازیابی چقدر طول کشید و چه چیزی از تکرار آن جلوگیری میکند. بهبودهای کوچک و پیوسته پس از هر رخداد، یکی از قابل اتکاترین راه‌ها برای کاهش قطعیها در طول زمان است.
افراد و فرایندها به اندازه فناوری اهمیت دارند
مسئولیت روشن برای هشدارها
پایش فقط زمانی مفید است که برای هر هشدار مسئولی وجود داشته باشد که بداند چه باید بکند. توافق کنید چه کسی، در چه ساعاتی، چه چیزی را زیر نظر دارد و مسائل فوری چگونه به تصمیم‌گیرنده می‌رسند.
کنترل تغییرات برای کارهای پرریسک
تغییرات فایروال، به‌روزرسانی سرورها و ارتقای نرم‌افزارها باید خارج از ساعات اوج کار زمانبندی شوند، از قبل اطلاع‌رسانی شوند و با برنامه بازگشت به وضعیت قبل همراه باشند.
کارکنانی که مشکلات را زود گزارش می‌کنند
نشانه‌های کوچکی مانند کندی ورود به سیستم یا پنجره‌های بازشوی عجیب اغلب هشدارهای اولیه‌اند. گزارش دادن را آسان کنید و هرگز کاری نکنید که کارکنان به خاطر مطرح کردن موضوعی که بعداً جزئی از آب درمی‌آید احساس حماقت کنند.
برنامه اطلاع‌رسانی
از پیش تصمیم بگیرید اگر خود ایمیل یا Teams از کار افتاده باشد، چگونه کارکنان و مشتریان را از قطعی آگاه می‌کنید؛ برای مثال با فهرست پیامک یا زنجیره تماس تلفنی.
اقدامات سریعی که از همین ماه می‌توانید شروع کنید
- یک فایل و یک صندوق ایمیل را از پشتیبان بازیابی کنید و زمان آن را یادداشت کنید
- همه دامنه‌ها، گواهی‌ها و اشتراک‌ها را با تاریخ تمدیدشان فهرست کنید
- بررسی کنید کدام دستگاه‌ها سیستم‌عاملی دارند که نزدیک به پایان پشتیبانی است یا از آن گذشته است
- تأیید کنید که دست‌کم دو نفر می‌توانند به‌طور امن به اطلاعات ورود مدیریتی دسترسی داشته باشند
- از سرویس‌دهنده اینترنت خود درباره گزینه اتصال پشتیبان برای دفتر بپرسید
- احراز هویت چندعاملی را برای هر حسابی که آن را ندارد فعال کنید
پرسش‌های متداول
رایجترین علت قطعی فناوری اطلاعات در کسبوکارهای کوچک چیست؟
این موضوع متفاوت است، اما علتهای قابل اجتنابی مانند قطع اتصال اینترنت، سختافزار فرسوده، بهروزرسانیهای جامانده، تمدیدهای منقضیشده و رخدادهای امنیتی از منابع رایج اختلال هستند. شناسایی اینکه کدامیک از اینها در محیط شما صدق میکند، از تکیه بر آمارهای کلی مفیدتر است.
آیا اتصال اینترنت دوم ارزش هزینهاش را دارد؟
اگر کارکنان، تلفنها و نرمافزارهای شما به ابر وابستهاند، اتصال پشتیبان اغلب یکی از مقرونبهصرفهترین اقدامات تابآوری است. هزینه ماهانه آن را با برآورد خود از هزینه یک ساعت یا یک روز بدون اینترنت مقایسه کنید.
هر چند وقت یکبار باید پشتیبانها را آزمایش کنیم؟
بازیابی را طبق برنامه منظم آزمایش کنید، سامانههای حیاتی را با تناوب بیشتر، و پس از هر تغییر مهم در محیط فناوری. تناوب مناسب به اهمیت دادهها و میزان تغییر آنها بستگی دارد.
آیا خدمات مدیریتشده فناوری اطلاعات میتواند قطعیها را کاهش دهد؟
پشتیبانی ساختاریافته میتواند با زمانبندی وصلهگذاری، پایش سامانهها، پیگیری تمدیدها و نگهداری مستندات و پشتیبانها کمک کند. هیچ ارائهدهندهای نمیتواند از همه قطعیها جلوگیری کند، پس در هر طرحی به دنبال مسئولیتهای روشن، اهداف زمان پاسخ مشخص و روالهای بازیابی آزمایششده باشید.
نقاط شکست واحد خود را پیدا کنید
ارزیابی سلامت زیرساخت، شبکه، دستگاه‌ها، پشتیبانها و وابستگی‌های شما را بازبینی میکند و فهرستی اولویت‌بندی‌شده از ریسک‌هایی که باید به آنها رسیدگی شود در اختیارتان می‌گذارد.