راهنما · آیا زمانش رسیده است؟
ده نشانه که کسب‌وکار شما از پشتیبانی موردی و بی‌برنامه فراتر رفته و برای هر کدام چه باید کرد
بیشتر سازمان‌ها در یک روز آرام تصمیم به دریافت پشتیبانی ساختاریافته فناوری اطلاعات نمی‌گیرند. آن‌ها متوجه یک الگو می‌شوند: بازگشت همان مشکلات، از دست دادن نزدیک داده‌ها، یا فرد کلیدی‌ای که زیر بار بازنشانی رمزها غرق شده است. در اینجا توضیح می‌دهیم چگونه این الگوها را زود تشخیص دهید و متناسب با آن‌ها واکنش نشان دهید.
- تاریخ انتشار
- ۷ دقیقه مطالعه
در این صفحه
نکات کلیدی
- روشن‌ترین نشانه این است که هیچ‌کس به‌طور مشخص مسئول فناوری اطلاعات نیست، بنابراین نگهداری، امنیت و مستندسازی فقط وقتی انجام می‌شود که کسی وقت اضافه داشته باشد.
- مشکلات تکراری، کندی در ورود و خروج کارکنان و نامعلوم بودن وضعیت پشتیبانها هشدارهای عملیاتی‌ای هستند که باید پیش از وقوع رخداد به آن‌ها رسیدگی کرد.
- رشد، محل‌های جدید، کارکنان دورکار و پرسشنامه‌های امنیتی مشتریان همگی سطح انتظار از نحوه اداره فناوری اطلاعات را بالا می‌برند.
- هر نشانه‌ای به معنای نیاز به یک طرح کامل خدمات مدیریتشده نیست؛ برخی به یک ارزیابی یک‌باره، مدل مدیریت مشترک یا یک اصلاح مشخص اشاره دارند.
- نشانه‌هایی را که درباره شما صدق میکند یادداشت کنید؛ این فهرست هنگام گفت‌وگو با ارائه‌دهندگان به شرح نیاز مفیدی تبدیل می‌شود.
نشانه‌های عملیاتی: کارهای روزمره از هم می‌پاشد
۱. فناوری اطلاعات بر عهده نزدیک‌ترین فرد است
یک مدیر دفتر، یک شریک یا فنی‌ترین کارمند، علاوه بر شغل تمام‌وقت خود، رمزها، چاپگرها و تماس با تأمین‌کنندگان را هم انجام می‌دهد. کار اصلی او عقب میافتد و دانش فناوری اطلاعات فقط در ذهن یک نفر است.
۲. همان مشکلات مدام برمی‌گردند
Wi-Fi در همان اتاق جلسه قطع می‌شود، یک لپ‌تاپ خاص هر هفته هنگ میکند، یک درایو مشترک هر فصل پر می‌شود. هر بار فقط وصله‌کاری می‌شود؛ هیچ‌کس الگو را دنبال نمی‌کند یا به علت اصلی رسیدگی نمی‌کند.
۳. کارکنان جدید منتظر تجهیزات آماده می‌مانند
کارمند جدید روزهای اول را بدون لپ‌تاپ پیکربندی‌شده، گروه‌های ایمیل درست یا دسترسی به فایل‌های مورد نیازش سپری میکند. ورود کارکنان هر بار به‌صورت بداهه انجام می‌شود.
۴. شاید کارکنان سابق هنوز دسترسی داشته باشند
وقتی کسی می‌رود، هیچ‌کس مطمئن نیست که همه حساب‌ها غیرفعال شده‌اند: ایمیل، فضای ذخیره‌سازی ابری، نرم‌افزار حسابداری، اپلیکیشن دزدگیر ساختمان و حساب‌های شبکه‌های اجتماعی.
نشانه‌های ریسک: آسیب‌پذیری‌ای که نمی‌توانید بسنجید
۵. هیچ‌کس نمی‌داند آخرین بار کی پشتیبانها آزمایش شده‌اند
شاید پشتیبان‌گیری در حال اجرا باشد، اما اخیراً هیچ‌کس فایل یا صندوق ایمیلی را بازیابی نکرده تا ثابت شود کار میکند. پشتیبان آزمایش‌نشده یک امید است، نه برنامه بازیابی.
۶. احراز هویت چندعاملی ناقص است
برخی کارکنان از آن استفاده میکنند، برخی برای راحتی معاف شده‌اند و ممکن است حساب‌های مدیر سیستم هم جزو استثناها باشند. پوشش ناقص، آسان‌ترین درها را باز می‌گذارد.
۷. دستگاهها قدیمی یا ناشناخته‌اند
فهرست به‌روزی از رایانه‌ها وجود ندارد، برخی سیستم‌عامل‌هایی دارند که دیگر به‌روزرسانی امنیتی دریافت نمی‌کنند و نصب وصله‌ها به کلیک کاربران روی دکمه راه‌اندازی مجدد بستگی دارد.
۸. مشتریان پرسش‌های امنیتی می‌پرسند که نمی‌توانید پاسخ دهید
یک مشتری، بیمه‌گر یا شریک تجاری پرسشنامه‌ای درباره رمزگذاری، کنترل دسترسی یا پاسخ به رخداد می‌فرستد و پر کردن صادقانه آن ناخوشایند است.
نشانه‌های رشد: کسب‌وکار تغییر کرده است
۹. افراد، محل‌ها یا دورکاری اضافه کرده‌اید
دفتر دوم، تیمی که از خانه کار میکند، کارکنانی در استانی دیگر یا جهش در تعداد کارکنان، فناوری اطلاعات غیررسمی را به مسئله‌ای هماهنگی تبدیل میکند. آنچه برای هشت نفر در یک اتاق جواب می‌داد، برای چهل نفر در سه محل کارساز نیست.
۱۰. هزینه‌های فناوری اطلاعات غیرقابل پیش‌بینی است
صورت‌حساب‌ها پس از موقعیت‌های اضطراری می‌رسند، سخت‌افزار وقتی خریده می‌شود که چیزی از کار بیفتد و تمدید لایسنس‌ها غافلگیرتان میکند. بدون برنامه، ارزان‌ترین ماه همان ماهی است که هیچ نگهداری‌ای انجام نشده است.
نشانه‌هایی را که تشخیص داده‌اید چگونه تفسیر کنید
یک یا دو نشانه به‌تنهایی ممکن است به یک اصلاح هدفمند نیاز داشته باشد، نه یک مدل پشتیبانی جدید. اگر تنها نگرانی شما پشتیبان‌گیری است، شاید فعلاً یک ارزیابی پشتیبان‌گیری و یک آزمون بازیابی کافی باشد. اگر کارشناس داخلی توانمندی دارید که فقط زیر بار کار مانده است، مدل مدیریت مشترک که نگهداری روزمره را از دوش او برمی‌دارد ممکن است مشکل اصلی را حل کند.
چند نشانه در دسته‌های عملیاتی، ریسک و رشد معمولاً به یک مسئله ساختاری اشاره دارد: فناوری آن‌قدر برای کسب‌وکار مهم شده که به مالکیت روشن، فرایندهای مستند و نگهداری زمان‌بندی‌شده نیاز دارد. این همان شکافی است که خدمات مدیریتشده برای پر کردن آن طراحی شده است. همچنین ارزش دارد توجه کنید تیم شما اول از کدام نشانهها حرف می‌زند؛ دلخوری‌هایی که افراد بدون پرسش مطرح میکنند اغلب همان‌هایی هستند که بیشترین بهره‌وری را هدر می‌دهند.
از اینکه فقط پس از یک رخداد اقدام کنید پرهیز کنید. یک حمله باج‌افزاری، گم شدن لپ‌تاپی با فایل‌های رمزگذاری‌نشده مشتریان یا کارمند سابقی که دادههای مشترک را پاک میکند، شما را به تصمیم‌گیری زیر فشار وادار میکند. بررسی این نشانهها در شرایط آرام به شما اجازه می‌دهد ارائهدهنده، محدوده خدمات و بودجه را سنجیده انتخاب کنید.
تطبیق واکنش با نشانهها
ترکیب‌های مختلف نشانهها گام‌های نخست متفاوتی را پیشنهاد میکنند. این‌ها نقطه شروع گفت‌وگو هستند، نه قاعده.
بیشتر نشانه‌های ریسک
اگر عملیات روبه‌راه به نظر می‌رسد اما وضعیت پشتیبانها، احراز هویت چندعاملی و به‌روزرسانی دستگاهها نامعلوم است، با یک ارزیابی امنیتی یا پشتیبان‌گیری شروع کنید و یافته‌های پرریسک را رفع کنید. پس از دیدن حجم کاری که یافته‌ها نشان می‌دهند، درباره پشتیبانی مستمر تصمیم بگیرید.
بیشتر نشانه‌های عملیاتی
اگر کارکنان از مشکلات تکراری و کندی ورود کارکنان جدید کلافه‌اند، شکاف معمولاً در فرایند و مالکیت است. یک میز خدمت مدیریتشده با چک‌لیست‌های مستند ورود و خروج کارکنان معمولاً مستقیماً این مسئله را حل میکند.
بیشتر نشانه‌های رشد
اگر کسب‌وکار دفتر، کارکنان دورکار یا نیروی جدید اضافه کرده، احتمالاً به پیکربندی استاندارد دستگاهها، مدیریت متمرکز دستگاهها و یک نقشه راه نیاز دارید. یک پروژه برنامهریزی یا طرح خدمات مدیریتشده با بازبینی‌های منظم در اینجا مناسب است.
کارمند داخلی زیر فشار
اگر از قبل کسی در نقش فناوری اطلاعات دارید که بیش از توانش کار میکند، پشتیبانی مدیریت مشترک را بررسی کنید که پایش، وصله‌گذاری و تیکت‌های مازاد را از دوش او برمی‌دارد و کارهای خاص کسب‌وکار را برای او باقی می‌گذارد.
قدم بعدی چیست
یک فهرست یک‌صفحه‌ای تهیه کنید
تعداد کارکنان، رایانه‌ها، تلفن‌ها، سرورها و محل‌ها را بشمارید و نرم‌افزارهایی را که افراد هر روز به آن نیاز دارند فهرست کنید. یادداشت کنید در حال حاضر رمزهای مدیریتی دست چه کسی است.
نشانهها را بر اساس اثر بر کسب‌وکار رتبه‌بندی کنید
برای هر نشانه‌ای که صدق میکند، هزینه‌اش را یادداشت کنید: ساعات از دست رفته، ریسک برای مشتری، تأخیر در استخدام، فشار بر یک فرد کلیدی. این کار یک نگرانی مبهم را به اولویت‌ها تبدیل میکند.
یک ارزیابی پایه را در نظر بگیرید
ارزیابی زیرساخت یا Microsoft 365 پیش از هرگونه تعهد دوره‌ای، دیدی مستقل از وضعیت فعلی شما فراهم میکند.
با بیش از یک ارائهدهنده گفت‌وگو کنید
فهرست و اولویت‌های یکسانی را با همه در میان بگذارید، محدوده کتبی خدمات بخواهید و مقایسه کنید هر کدام چگونه به نشانه‌های مشخص شما رسیدگی میکند، نه ویژگی‌های کلی.
خودسنجی سریع برای تیم مدیریت
- آیا می‌توانیم بگوییم امروز چه کسی مسئول امنیت فناوری اطلاعات است و آیا خود آن فرد هم موافق است؟
- اگر فضای اصلی ذخیره فایل‌های ما همین امروز بعدازظهر از بین برود، می‌دانیم بازیابی چقدر طول می‌کشد؟
- آیا می‌توانیم ظرف یک ساعت همه حساب‌های کارمندی را که در حال رفتن است غیرفعال کنیم؟
- آیا می‌دانیم کدام رایانه‌های ما در سال آینده دیگر به‌روزرسانی امنیتی دریافت نمی‌کنند؟
- آیا فردی هست که تنها کسی باشد که می‌داند یک سامانه حیاتی چگونه پیکربندی شده است؟
پرسش‌های متداول
ما فقط هشت کارمند داریم. آیا خدمات مدیریتشده برای ما زیادی است؟
نه لزوماً. اندازه کمتر از میزان وابستگی کار شما به فناوری و حساسیت داده‌هایتان اهمیت دارد. یک دفتر حرفه‌ای کوچک که اطلاعات مالی یا سلامت مشتریان را در اختیار دارد، ممکن است بیشتر از یک کسب‌وکار بزرگ‌تر با نیازهای ساده سود ببرد. یک ارزیابی یک‌باره می‌تواند به تصمیم‌گیری شما کمک کند.
پیمانکار فعلی فناوری اطلاعات ما وقتی تماس میگیریم خوب کار میکند. چرا تغییر دهیم؟
اگر پیمانکار شما مشکلات را بهخوبی حل میکند، پرسش این است که بین تماسها چه اتفاقی میافتد: آیا کسی دستگاهها را وصله میکند، پشتیبانها را بررسی میکند، دسترسیها را بازبینی میکند و مستندات را بهروز نگه میدارد؟ اگر پاسخ منفی است، شاید بخواهید مسئولیتهای پیشگیرانه را اضافه کنید، چه با پیمانکار فعلی و چه با ارائهدهندهای دیگر.
اگر چند مورد از این نشانهها صدق میکند، اول چه چیزی را رفع کنیم؟
معمولاً هویت و بازیابی: احراز هویت چندعاملی را برای همه، بهویژه مدیران سیستم، فعال کنید و ثابت کنید که پشتیبان دادههای حیاتی شما قابل بازیابی است. این دو گام در حالی که برای بقیه برنامهریزی میکنید، به زیانبارترین پیامدها رسیدگی میکنند.
آیا نیاز به خدمات مدیریتشده یعنی باید همه تجهیزاتمان را عوض کنیم؟
خیر. ارائهدهنده باید آنچه دارید را ارزیابی کند و جایگزینی را بهمرور زمان پیشنهاد دهد و هر چیزی را که بدون پشتیبانی یا پرریسک است در اولویت قرار دهد. جایگزینی یکجای همه تجهیزات در آغاز کار بهندرت لازم است.
خدمات مرتبط
محصولات و بسته‌ها
چند مورد از این نشانهها را در کسب‌وکار خود می‌بینید؟
فهرست خود را به جلسه مشاوره بیاورید. می‌توانیم بررسی کنیم کدام مسائل فوری‌اند، کدام می‌توانند صبر کنند و آیا یک ارزیابی یا طرح خدمات مدیریتشده به‌عنوان گام نخست منطقی‌تر است.