راهنما · مدل‌های اداره فناوری اطلاعات
برونسپاری یا فناوری اطلاعات داخلی: انتخاب مدل پشتیبانی مناسب برای کسبوکار شما
استخدام یک کارشناس فناوری اطلاعات، برونسپاری به یک ارائهدهنده خدمات مدیریت‌شده و ترکیب این دو، همگی انتخاب‌هایی مشروع‌اند. گزینه درست به اندازه کسبوکار شما، میزان وابستگی کارتان به فناوری و نوع کارهای فناوری اطلاعاتی که واقعاً لازم دارید بستگی دارد.
- تاریخ انتشار
- ۸ دقیقه مطالعه
در این صفحه
نکات کلیدی
- مقایسه واقعی میان حقوق و هزینه ماهانه نیست، بلکه میان هزینه کامل و پوشش هر مدل است؛ از جمله غیبت‌ها، جابه‌جایی نیرو، ابزارها و زمان مدیریت.
- کارمند داخلی حضور فیزیکی و شناخت عمیق از کسبوکار شما را به همراه دارد؛ ارائهدهنده بیرونی تیمی با مهارت‌های گسترده‌تر، فرایندهای مستند و تداوم خدمات را می‌آورد.
- سازمان‌های کوچک به‌ندرت آن‌قدر کار متنوع فناوری اطلاعات دارند که یک متخصص را تمام‌وقت مشغول نگه دارد، اما به مهارت‌هایی بیش از توان یک نفر نیاز دارند.
- مدیریت مشترک فناوری اطلاعات، که در آن یک کارمند داخلی و یک ارائهدهنده مسئولیت‌های مشخصی را تقسیم می‌کنند، اغلب برای کسب‌وکارهایی مناسب است که از مرحله دفتر کوچک فراتر می‌روند.
- هر مدلی را انتخاب کنید، تأکید کنید که مستندات و دسترسی‌های مدیریتی متعلق به کسبوکار باشد، نه یک فرد یا یک فروشنده.
از کار شروع کنید، نه از عنوان شغلی
پیش از مقایسه مدل‌ها، کارهای فناوری اطلاعاتی را که سازمان شما در طول یک سال واقعاً لازم دارد فهرست کنید. این کارها معمولاً در چند دسته قرار می‌گیرند: پاسخ به پرسش‌های کارکنان و رفع مشکلات، نگهداری دستگاه‌ها و حساب‌ها، حفاظت از سامانه‌ها و داده‌ها، مدیریت تأمین‌کنندگان و تمدیدها، و برنامه‌ریزی یا اجرای پروژه‌هایی مانند جابه‌جایی دفتر یا سیستم تلفن جدید. بخشی از این کارها دائمی و روزمره است و بخشی گاه‌به‌گاه و تخصصی.
کارمند داخلی در کارهای دائمی، محلی و خاص کسبوکار قوی‌تر است: اینکه بداند نرم‌افزار برآورد هزینه شما چگونه پیکربندی شده، سراغ کاربر کلافه برود و بفهمد کدام مهلت‌های مشتری یک هفته را حساس میکند. ارائهدهنده خدمات مدیریت‌شده در کارهای روزمره اما منضبط که از ابزار و فرایند سود می‌برند قوی‌تر است، و نیز در کارهای تخصصی که یک کسبوکار کوچک فقط چند بار در سال به آن نیاز دارد، مانند طراحی فایروال، بازبینی امنیتی Microsoft 365 یا آزمون بازیابی پشتیبان.
با این نگاه، پرسش این میشود که چه ترکیبی از توانمندی‌ها فهرست شما را با هزینه و ریسک معقول پوشش میدهد.
فناوری اطلاعات داخلی: نقاط قوت و محدودیت‌ها
نقطه قوت: حضور و شناخت زمینه
کارمند در محل حضور دارد، با کارکنان رابطه می‌سازد و ریزه‌کاری‌های نرم‌افزارها و گردش کار کسبوکار شما را به شیوه‌ای می‌آموزد که یک ارائهدهنده بیرونی برای رسیدن به آن زمان بیشتری لازم دارد.
نقطه قوت: کنترل مستقیم
اولویت‌ها را روزبه‌روز خودتان تعیین می‌کنید و درخواست‌های فوری مدیران بدون عبور از صف تیکت‌ها بلافاصله رسیدگی می‌شوند.
محدودیت: نقطه شکست واحد
مرخصی، بیماری، مرخصی والدین و استعفا شکاف ایجاد می‌کنند. اگر دانش و رمزها فقط در ذهن یک نفر باشد، رفتن او می‌تواند واقعاً اختلال‌آفرین باشد.
محدودیت: گستره مهارت
شبکه، امنیت، هویت ابری، مدیریت نقاط پایانی، پشتیبانگیری و لایسنس‌دهی فروشندگان رشته‌های جداگانه‌ای هستند. انتظار اینکه یک کارشناس عمومی در همه آن‌ها متخصص باشد واقع‌بینانه نیست.
محدودیت: هزینه‌های پنهان
علاوه بر حقوق، برای مزایا، هزینه‌های حقوق و دستمزد، آموزش، جذب نیرو، زمان مدیریت و ابزارهای پایش، امنیت و مستندسازی که یک کارشناس برای انجام درست کار لازم دارد بودجه در نظر بگیرید.
برونسپاری خدمات مدیریت‌شده: نقاط قوت و محدودیت‌ها
نقطه قوت: پوشش تیمی
وقتی یک تکنسین غایب است پشتیبانی ادامه می‌یابد، و وقتی مشکلی از سطح میز خدمت فراتر می‌رود، ارائهدهنده می‌تواند از همکارانی با تخصص‌های مختلف کمک بگیرد.
نقطه قوت: فرایند و ابزار
ارائه‌دهندگان باسابقه ابزارهای تیکتینگ، پایش، وصلهگذاری، مستندسازی و امنیت را به همراه دارند که خرید و نگهداری آن‌ها برای یک کسبوکار کوچک به‌تنهایی پرهزینه است.
نقطه قوت: هزینه دوره‌ای قابل پیش‌بینی
هزینه به‌ازای هر کاربر یا هر دستگاه همراه با کسبوکار مقیاس‌پذیر است و بودجه‌بندی آن از حقوق به‌علاوه صورت‌حساب‌های غیرمنتظره پیمانکاران آسان‌تر است.
محدودیت: حضور فیزیکی کمتر
بیشتر پشتیبانی از راه دور انجام میشود. مراجعه حضوری زمان‌بندی میشود یا به سهمیه و منطقه خدمات محدود است؛ این موضوع اگر کار شما به تجهیزات فیزیکی وابسته باشد اهمیت دارد.
محدودیت: محدوده مشخص
ارائهدهنده بر اساس یک محدوده کتبی کار میکند. درخواست‌های خارج از آن، مانند کار عمیق روی نرمافزارهای تخصصی یا پروژهها، ممکن است جداگانه قیمت‌گذاری شوند؛ پس اولویت‌ها باید توافق شوند، نه اینکه فرض گرفته شوند.
مقایسه صادقانه هزینه‌ها
مقایسه منصفانه از هزینه کامل استفاده میکند. برای کارمند داخلی یعنی حقوق به‌علاوه مزایا، سهم کارفرما از کسورات حقوق، جذب نیرو، آموزش، ابزارهای نرم‌افزاری، هزینه پوشش غیبت‌ها و زمانی که یک مدیر ارشد صرف نظارت بر کار فنی‌ای میکند که شاید کاملاً از آن سر درنیاورد. داده‌های حقوق محلی از یک شرکت کاریابی یا یک نظرسنجی معتبر حقوق، مبنای واقع‌بینانه‌ای برای شهر و سطح شغلی شما فراهم میکند.
برای ارائهدهنده بیرونی یعنی هزینه دوره‌ای به‌علاوه راه‌اندازی، پروژه‌های مورد انتظار، کارهای خارج از محدوده و هرگونه هزینه ایاب‌وذهاب حضوری، که باید از یک پیش‌فاکتور کتبی گرفته شود، نه برآورد وب‌سایت. هر دو گزینه را دست‌کم برای دو سال برآورد کنید تا هزینه‌های یک‌باره مانند جذب نیرو یا راه‌اندازی به تناسب دیده شوند.
بسیاری از مالکان درمی‌یابند که در سازمان‌های کوچک، مقایسه چندان نزدیک نیست؛ جایی که یک کارمند واحد کم‌کار می‌ماند و در عین حال نمی‌تواند همه تخصص‌ها را پوشش دهد. با رشد سازمان و افزایش حجم کارهای خاص کسبوکار، مقایسه واقعاً متعادل میشود. همین منطقه میانی جایی است که مدل‌های مدیریت مشترک ارزش بررسی دارند.
راه میانه: مدیریت مشترک
مدیریت مشترک فناوری اطلاعات، یک مسئول داخلی را با یک ارائهدهنده بیرونی ترکیب میکند. این مدل زمانی جواب میدهد که مسئولیتها مکتوب باشند، نه بداهه.
مسئولیت‌های معمول بخش داخلی
نرمافزارهای کسبوکار، درخواست‌های حضوری، آموزش کارکنان، هماهنگی پروژهها و تصمیم‌گیری‌های روزمره‌ای که به شناخت کسبوکار وابسته‌اند.
مسئولیت‌های معمول ارائهدهنده
پایش، وصلهگذاری، امنیت نقاط پایانی، پایش پشتیبانگیری، مدیریت Microsoft 365، تیکت‌های مازاد و پوشش در زمان غیبت کارمند داخلی.
چه چیزی آن را کارآمد میکند
یک سیستم تیکتینگ مشترک یا قواعد روشن برای تحویل کار، فرایند توافق‌شده تأیید تغییرات، مستندات مشترک و جلسات منظم درباره اولویت‌ها و ریسک‌های باز.
اگر تصمیم به استخدام گرفتید، شرایط موفقیت این نقش را فراهم کنید
نخستین کارشناس فناوری اطلاعات در یک کسبوکار کوچک اغلب با نبود مستندات، رمزهای مدیریتی مشترک و سال‌ها راه‌حل‌های غیررسمی روبه‌رو میشود. در ماه‌های نخست به او فرصت دهید تا سامانه‌ها را فهرست کند، دسترسی‌ها را یکپارچه کند و همه چیز را مکتوب کند، به‌جای اینکه از روز اول انتظار داشته باشید انبوه تیکت‌ها را پاک کند. بر سر فهرست کوتاهی از اهداف قابل سنجش توافق کنید، مانند احراز هویت چندعاملی برای همه، فهرست به‌روز دستگاه‌ها و یک پشتیبان آزمایش‌شده، تا پیشرفت برای مدیران قابل مشاهده باشد.
برای تخصص‌هایی که این فرد نخواهد داشت برنامه‌ریزی کنید. برای کمک گاه‌به‌گاه بیرونی در شبکه، بازبینی‌های امنیتی یا پروژه‌های بزرگ بودجه بگذارید و از پیش تصمیم بگیرید در مرخصی‌های او چه کسی پشتیبانی را پوشش میدهد. از همان ابتدا از کارمند جدید بخواهید اطلاعات ورود را در یک گاوصندوق رمز متعلق به کسبوکار نگه دارد. این گام‌ها نقش را پایدار می‌کنند و اگر حجم کار از توان یک نفر فراتر رفت، افزودن یک ارائهدهنده را بسیار آسان‌تر می‌سازند.
چک‌لیست تصمیم‌گیری
این پرسشها را صادقانه همراه با تیم مدیریت پاسخ دهید. معمولاً الگویی آشکار میشود.
- آیا به اندازه کافی کار متنوع فناوری اطلاعات داریم که یک کارمند تمام‌وقت را در تمام سال به‌طور مفید مشغول نگه دارد؟
- اگر تنها کارشناس فناوری اطلاعات ما دو هفته در دسترس نباشد، چقدر اختلال ایجاد میشود؟
- آیا بیشتر روزها به حضور فیزیکی کسی در محل نیاز داریم یا فقط گاهی؟
- دست‌کم گاهی به کدام تخصص‌ها نیاز داریم: شبکه، امنیت، هویت ابری، پشتیبانگیری، لایسنس‌دهی؟
- چه کسی در مدیریت دانش لازم برای نظارت و ارزیابی کار فناوری اطلاعات را دارد؟
- آیا مستندات و رمزهای مدیریتی ما هم‌اکنون در جایی تحت کنترل کسبوکار قرار دارد؟
- آیا رشد، دفتر جدید یا خریدی در برنامه داریم که حجم کار را تغییر دهد؟
هر مدلی را انتخاب کنید، کلیدها باید دست خودتان باشد
حساب‌های مدیر کل، ثبت دامنه‌ها، اطلاعات ورود فایروال و مستندات سامانه‌ها باید در یک گاوصندوق رمز کنترل‌شده و در اختیار کسبوکار باشد و افراد مشخصی به آن دسترسی داشته باشند. این کار از شما محافظت میکند، چه به یک کارمند تکیه کنید، چه به یک ارائهدهنده و چه به هر دو.
پرسش‌های متداول
یک کسبوکار از چه اندازه‌ای باید کارشناس فناوری اطلاعات خودش را استخدام کند؟
آستانه واحدی وجود ندارد. این موضوع به میزان وابستگی کارتان به فناوری، تعداد محل‌ها و سامانههای تخصصی و میزان کار حضوری مورد نیاز بستگی دارد. بسیاری از سازمان‌ها زمانی یک نقش داخلی اضافه می‌کنند که درخواست‌ها و پروژه‌های خاص کسبوکار به‌قدری منظم شده باشد که یک هفته کاری را پر کند، و ارائهدهنده را برای کارهای تخصصی و پوشش غیبت‌ها نگه می‌دارند.
آیا برونسپاری فناوری اطلاعات به این معناست که کارشناس فعلی ما شغلش را از دست میدهد؟
نه لزوماً. در مدل مدیریت مشترک، ارائهدهنده عملیات روزمره و کارهای تخصصی را بر عهده میگیرد تا کارمند داخلی بتواند روی پروژهها، نرمافزارهای کسبوکار و پشتیبانی مستقیم از کارکنان تمرکز کند. تقسیم کار بهصورت کتبی توافق میشود.
آیا برونسپاری فناوری اطلاعات امنیت کمتری از نیروی داخلی دارد؟
امنیت به شیوههای کاری بستگی دارد، نه به محل. از هر ارائهدهنده بپرسید چگونه از دسترسی خودش به سامانههای شما محافظت میکند، از جمله احراز هویت چندعاملی روی ابزارهایش و نحوه نگهداری اطلاعات ورود سطح بالا؛ و همین پرسشها را درباره محیط خود از نامزد استخدام داخلی هم بپرسید.
آیا میتوانیم بهتدریج از فناوری اطلاعات داخلی به برونسپاری برویم؟
بله. یک مسیر رایج این است که پایش، وصلهگذاری و پایش پشتیبانگیری را به ارائهدهنده بسپارید و کارکنان داخلی پشتیبانی روزمره را ادامه دهند، سپس با دیدن عملکرد این همکاری، مسئولیتها را تنظیم کنید.
خدمات مرتبط
محصولات و بسته‌ها
درباره مدلی که با تیم شما سازگار است گفت‌وگو کنیم
چه در حال سنجیدن نخستین استخدام فناوری اطلاعات باشید، چه برونسپاری کامل یا تقسیم کار در مدل مدیریت مشترک، یک جلسه مشاوره کمک میکند حجم کار واقعی‌تان را با یک مدل پشتیبانی واقع‌بینانه تطبیق دهید.