راهنما · بریتیش کلمبیا
انتخاب ارائهدهنده خدمات مدیریت‌شده در بریتیش کلمبیا: یک فرایند ارزیابی ساختاریافته
انتخاب MSP تصمیمی چندساله است که بر همه کارکنان و بیشتر داده‌های شما اثر می‌گذارد. این راهنما یک فرایند انتخاب کاربردی برای سازمانهای بریتیش کلمبیا ارائه می‌دهد؛ از تعریف نیازها تا امتیازدهی به پیشنهادها، بررسی قرارداد و تغییر ارائهدهنده بدون اختلال.
- تاریخ انتشار
- ۸ دقیقه مطالعه
در این صفحه
نکات کلیدی
- پیش از دیدار با ارائه‌دهندگان، نیازها و الزامات قطعی را تعریف کنید تا ارزیابی بر پایه نیازهای شما پیش برود، نه بهترین ارائه.
- از یک کارت امتیازدهی وزنی ساده استفاده کنید که محدوده خدمات، نحوه ارائه خدمات، شیوههای امنیتی، جغرافیا، ارتباطات و شرایط تجاری را پوشش دهد.
- سازمانهای بریتیش کلمبیا باید بپرسند ارائهدهنده با اطلاعات شخصی چگونه رفتار میکند و دادهها کجا نگهداری می‌شوند، و درباره تعهدات خود مشاوره حقوقی بگیرند.
- پیش از امضا، قرارداد را از نظر مدت، تمدید، تغییر قیمت، مسئولیت، مالکیت دادهها و کمک در زمان خروج بخوانید.
- انتقال از ارائهدهنده فعلی را با دقت برنامه‌ریزی کنید؛ دسترسی، مستندات و زمان‌بندی مهم‌تر از سرعت است.
فرایند انتخاب در شش گام
۱. نیازها را تعریف کنید
کاربران، دستگاه‌ها، محل‌ها، سامانه‌های حیاتی و دغدغه‌های فعلی را مستند کنید. الزامات قطعی، مانند پشتیبانی از تنت Microsoft 365 شما یا کار حضوری در یک محل خاص، را از موارد مطلوب اما غیرضروری جدا کنید.
۲. فهرست کوتاه تهیه کنید
سه تا پنج ارائهدهنده را که تمرکزشان با اندازه و صنعت شما هم‌خوانی دارد شناسایی کنید. از همتایان خود در سازمانهای مشابه بپرسید با چه کسی کار می‌کنند و چه چیزی را تغییر می‌دادند، و بررسی کنید هر ارائهدهنده واقعاً به محل‌های شما خدمات می‌دهد.
۳. شرح نیاز یکسان ارسال کنید
برای همه ارائه‌دهندگان شرح نیاز کتبی یکسانی بفرستید و از آن‌ها بخواهید پرسش‌هایشان را مطرح کنند. ارائهدهندهای که درباره محیط شما پرسش‌های سنجیده می‌پرسد، به شما نشان می‌دهد چگونه کار خواهد کرد.
۴. جلسات ساختاریافته برگزار کنید
برای هر گفت‌وگو از دستور جلسه یکسانی استفاده کنید و افرادی را که واقعاً با ارائهدهنده کار خواهند کرد، نه فقط مدیران، در جلسه حاضر کنید.
۵. به پیشنهادهای کتبی امتیاز دهید
پیشنهادها را بر اساس کارت امتیازدهی ارزیابی کنید، نه حس درونی، و سپس امتیازها را به‌صورت گروهی بررسی کنید تا نگرانی‌ها آشکار شوند.
۶. معرف‌ها و قرارداد را بررسی کنید
با مشتریان فعلی هم‌اندازه، ترجیحاً آن‌هایی که اخیراً راهاندازی شده‌اند، صحبت کنید و پیش از امضا قرارداد را با جزئیات بررسی کنید.
کارت امتیازدهی وزنی قابل تنظیم
به هر دسته وزنی متناسب با اولویت‌های خود بدهید، به هر ارائهدهنده از یک تا پنج امتیاز دهید و حاصل‌ضرب را حساب کنید. دسته‌ها از اعداد دقیق مهم‌ترند.
تناسب محدوده خدمات
آیا پیشنهاد کاربران، دستگاه‌ها، سرویس‌های ابری و محل‌های شما را صریحاً پوشش می‌دهد؟ آیا موارد مستثنا برای سازمانی مانند شما روشن و معقول است؟
نحوه ارائه خدمات
درخواست‌ها چگونه ثبت، اولویت‌بندی و به سطوح بالاتر ارجاع می‌شوند؟ چه اهداف زمان پاسخی کتبی تعهد شده و چگونه می‌بینید که رعایت می‌شوند؟
شیوههای امنیتی
کدام وظایف امنیتی شامل است؟ ارائهدهنده ابزارهای خود و دسترسی کارکنانش به سامانه‌های شما را چگونه ایمن میکند؟ با گمان به وقوع یک رخداد چگونه برخورد میکند؟
جغرافیا و کار حضوری
آیا ارائهدهنده هنگام نیاز به کار فیزیکی میتواند به همه محل‌های شما برسد، با چه هزینه‌ای و با چه فاصله زمانی؟
ارتباطات و برنامه‌ریزی
رابط اصلی شما کیست؟ بازبینی‌ها هر چند وقت یک‌بار برگزار می‌شوند؟ آیا فرایند نقشه راه وجود دارد؟ آیا ارائهدهنده میتواند به زبان‌هایی که تیم شما ترجیح می‌دهد ارتباط برقرار کند؟
شرایط تجاری
هزینه کل سال اول، هزینه راهاندازی، حداقل مدت قرارداد، بندهای تعدیل قیمت و نحوه قیمت‌گذاری و تأیید کارهای خارج از محدوده.
ملاحظات ویژه بریتیش کلمبیا
بریتیش کلمبیا استان پهناوری است و سازمان‌هایی که بیش از یک محل دارند ممکن است در جغرافیاهای بسیار متفاوتی پراکنده باشند: دفتری در لوور مین‌لند، شعبه‌ای در دره فریزر، تیمی در اوکاناگان یا محلی در جزیره ونکوور که با کشتی به آن می‌رسند. پشتیبانی از راه دور همه جا یکسان کار میکند، اما کار حضوری نه. هنگام امتیازدهی به جغرافیا، دقیق مشخص کنید کدام محل‌ها و با چه تناوبی به پشتیبانی فیزیکی نیاز دارند و از هر ارائهدهنده بپرسید با محل‌های خارج از محدوده معمول رفت‌وآمدش چگونه برخورد میکند.
حریم خصوصی ملاحظه دیگری است. سازمانهای بخش خصوصی در بریتیش کلمبیا عموماً تابع قانون حفاظت از اطلاعات شخصی این استان (PIPA) هستند و برخی فعالیت‌ها ممکن است مشمول قانون فدرال حریم خصوصی یا مقررات ویژه بخش‌های خاص هم باشند. MSP نمیتواند تعهدات قانونی شما را به جای شما بر عهده بگیرد، اما میتواند از عملیات آگاه به حریم خصوصی پشتیبانی کند: کنترل اینکه چه کسی به سامانه‌ها دسترسی دارد، نگهداری سوابق اقدامات مدیریتی و شفافیت درباره محل نگهداری دادهها و پشتیبان‌ها. از هر ارائهدهنده بخواهید این شیوه‌ها را توضیح دهد و درباره نیازهای مشخص سازمان خود با یک مشاور واجد صلاحیت مشورت کنید.
در نهایت، اگر کارکنان یا مشتریانی خارج از استان دارید، به منطقه زمانی توجه کنید. ساعات پشتیبانی معمولاً به وقت اقیانوس آرام (Pacific) اعلام می‌شود، بنابراین تیم‌های آلبرتا یا مناطق شرقی‌تر ممکن است روز کاری خود را پیش از باز شدن میز خدمت شروع کنند. این موضوع را در مرحله ارزیابی مطرح کنید، نه اینکه پس از راهاندازی متوجه آن شوید.
دستور جلسه یکسان برای دیدار با ارائه‌دهندگان
استفاده از دستور جلسه یکسان با همه ارائه‌دهندگان، گفت‌وگوها را قابل مقایسه میکند و تمرکز را بر نیازهای شما نگه می‌دارد.
- از ارائهدهنده بخواهید خلاصه‌ای از محیط و اولویت‌های شما را بازگو کند تا ببینید شرح نیاز را خوانده است یا نه
- یک مشکل واقعی اخیر را مرور کنید و بپرسید گام‌به‌گام چگونه با آن برخورد می‌کرد
- بپرسید رابط روزمره شما چه کسی خواهد بود و چه کسی به موارد ارجاعی رسیدگی میکند
- از آن‌ها بخواهید برنامه راهاندازی و نود روز نخست را به زبان عملی توضیح دهند
- بررسی کنید با هر یک از محل‌های شما، از جمله محل‌های خارج از محدوده معمول رفت‌وآمدشان، چگونه برخورد می‌کنند
- بپرسید اول چه چیزی را در محیط شما تغییر می‌دادند و چرا
- در پایان تأیید کنید پیشنهاد کتبی آن‌ها شامل چه مواردی خواهد بود و چه زمانی آن را دریافت می‌کنید
بندهایی از قرارداد که باید با دقت خوانده شوند
از فردی با تجربه تجاری یا حقوقی بخواهید قرارداد را بررسی کند. این بندها بیشترین اصطکاک را در آینده ایجاد می‌کنند.
- مدت و تمدید: مدت اولیه، تمدید خودکار و مهلت اعلام لازم برای پایان دادن به آن
- تعدیل قیمت: اینکه آیا و چگونه هزینه‌ها در طول مدت قرارداد تغییر می‌کنند
- تغییر محدوده: نحوه قیمت‌گذاری افزودن یا حذف کاربران، دستگاه‌ها و محل‌ها و زمان اعمال آن
- سطح خدمات: اهداف زمان پاسخ، نحوه اندازه‌گیری و گزارش آن‌ها و پیامد عدم تحقق آن‌ها
- مالکیت دادهها و اطلاعات ورود: تأیید اینکه مستندات، پیکربندی‌ها و حساب‌های مدیریتی متعلق به شماست
- کمک در زمان خروج: اقداماتی که ارائهدهنده برای تحویل کار به شما یا ارائهدهنده جدید انجام می‌دهد و هزینه آن
- مسئولیت و بیمه: سقف مسئولیت و پوشش بیمه‌ای خود ارائهدهنده
- واگذاری به پیمانکار فرعی: اینکه آیا بخشی از کار توسط اشخاص ثالث انجام می‌شود و در کجا
تغییر ارائهدهنده بدون اختلال
ابتدا دسترسی خودتان را در اختیار بگیرید
پیش از اعلام فسخ، اطمینان حاصل کنید که سازمان شما اطلاعات ورود مدیریتی معتبر برای Microsoft 365، ثبت دامنه، فایروال‌ها و نرم‌افزارهای کلیدی را در اختیار دارد.
مهلت اعلام را زمان‌بندی کنید
پایان قرارداد قبلی را با راهاندازی ارائهدهنده جدید هماهنگ کنید تا به‌جای وقفه در پشتیبانی، هم‌پوشانی وجود داشته باشد.
مستندات را کتبی درخواست کنید
با استناد به شرایط خروج در قرارداد، از ارائهدهنده فعلی نقشه‌های شبکه، فهرست دارایی‌ها، سوابق لایسنس‌ها و جزئیات پشتیبان‌گیری را بخواهید.
ابزارها و دسترسی‌های قدیمی را حذف کنید
پس از استقرار ارائهدهنده جدید، مطمئن شوید که عامل‌های دسترسی از راه دور، حساب‌ها و اتصال‌های API ارائهدهنده قبلی حذف شده‌اند.
دریافت معرف‌های مفید
بخواهید با مشتریانی هم‌اندازه و هم‌صنعت که در یکی دو سال اخیر همکاری را شروع کرده‌اند صحبت کنید. به‌جای اینکه بپرسید به‌طور کلی راضی هستند یا نه، بپرسید راهاندازی چگونه پیش رفت، مشکلات چگونه اطلاع‌رسانی می‌شوند و چه چیزی را در خدمات تغییر می‌دادند.
پرسش‌های متداول
آیا برای انتخاب MSP به فراخوان رسمی (RFP) نیاز داریم؟
بیشتر سازمانهای کوچک و متوسط به فرایند رسمی خرید نیاز ندارند. یک شرح نیاز کتبی، دستور جلسه یکسان و یک کارت امتیازدهی ساده بیشتر مزایا را با تلاش بسیار کمتر فراهم میکند. نهادهای دولتی و برخی سازمانهای غیرانتفاعی ممکن است قواعد خریدی داشته باشند که باید رعایت کنند.
انتخاب و راهاندازی یک MSP جدید چقدر طول میکشد؟
به اندازه، پیچیدگی و مهلت اعلام فسخ با ارائهدهنده فعلی شما بستگی دارد. انتخاب ممکن است چند هفته طول بکشد؛ راهاندازی شامل شناسایی، انتقال دسترسیها و استقرار ابزارهاست و ارائهدهنده باید در پیشنهاد خود جدول زمانی ارائه دهد.
آیا ارزانترین پیشنهاد باید برنده شود؟
فقط اگر همان محدوده را با خدمات و شیوههای امنیتی قابل مقایسه پوشش دهد. هزینه کل سال اول، شامل راهاندازی و کارهای خارج از محدوده مورد انتظار، را مقایسه کنید و آن را در کنار سایر دستههای کارت امتیازدهی بسنجید.
آیا MSP میتواند ما را با قانون حریم خصوصی بریتیش کلمبیا منطبق کند؟
هیچ ارائهدهندهای بهتنهایی نمیتواند سازمان شما را منطبق کند؛ انطباق به سیاستها، شیوههای کاری و تعهدات قانونی شما بستگی دارد. ارائهدهنده میتواند از طریق کنترل دسترسی، ثبت رویدادها و شیوههای روشن درباره محل نگهداری دادهها از عملیات آگاه به حریم خصوصی پشتیبانی کند. از یک متخصص واجد صلاحیت حریم خصوصی یا حقوقی مشاوره بگیرید.
خدمات مرتبط
محصولات و بسته‌ها
ما را هم به فهرست کوتاه خود اضافه کنید
شرح نیاز خود را برای ما بفرستید یا جلسه مشاوره رزرو کنید. درباره محیط شما پرسش می‌کنیم و با یک محدوده کتبی خدمات پاسخ می‌دهیم که بتوانید آن را در کنار سایر پیشنهادها امتیازدهی کنید.