صنایع · حقوقی
پشتیبانی فناوری اطلاعات که به محرمانگی و امتیاز وکیل و موکل احترام می‌گذارد
دفاتر وکالت امانت‌دار اطلاعاتی هستند که موکلان به هیچ وجه نمی‌خواهند فاش شود. ما حساب‌ها، دستگاهها، سامانه‌های اسناد و ایمیلی را که این اطلاعات در آنها نگهداری میشود مدیریت میکنیم، با دسترسی‌هایی که بر اساس پرونده سازمان‌دهی شده‌اند و سابقه‌ای روشن از اینکه چه کسی چه چیزی را می‌بیند.
در یک نگاه
- مخاطب این خدمات
- دفاتر وکالت، دفاتر نوتاری (Notary) و مؤسسات حقوقی با حدود ۵ تا ۲۰۰ نفر در بریتیش کلمبیا و آلبرتا
- محیط معمول
- سامانه‌های مدیریت دفتر و مدیریت اسناد، Microsoft 365، اسکنرها، ابزارهای دیکته و وکلای دورکار یا ترکیبی
- اولویت‌های رایج
- دسترسی محرمانه بر اساس پرونده، امنیت ایمیل، سامانه‌های اسناد پایدار، دورکاری امن و پشتیبان‌های آزموده‌شده
- نحوه ارائه پشتیبانی
- پشتیبانی از راه دور، با مراجعه حضوری در ونکوور بزرگ، دره فریزر و کلگری پس از تأیید برای هر نشانی
- مبنای قیمت‌گذاری
- به‌ازای هر کاربر، ماهانه، که پس از بررسی اولیه در پیش‌فاکتور کتبی تأیید میشود؛ ارقام محاسبه‌گر قیمت پیشنهادی هستند
چالش‌های فناوری در کار حقوقی
اسناد، محصول اصلی کار شما هستند
دادخواست‌ها، قراردادها، مکاتبات و ادله باید در پرونده درست ثبت شوند، نسخه‌بندی داشته باشند و قابل بازیابی باشند. وقتی اسناد در پوشه‌های شخصی و صندوق‌های ایمیل پراکنده‌اند، پیدا کردن نسخه جاری خود به یک ریسک تبدیل میشود.
دسترسی باید تابع پرونده باشد
دیوارهای اخلاقی، تعارض منافع و دستورهای موکلان یعنی همه افراد دفتر نباید همه پرونده‌ها را ببینند. سطوح دسترسی پوشه‌ها که طی سال‌ها به‌صورت موردی ساخته شده‌اند، به‌ندرت نشان می‌دهند واقعاً چه کسی باید دسترسی داشته باشد.
یکپارچگی سامانه‌های مدیریت دفتر و اسناد
سامانه‌های مدیریت دفتر، صورت‌حساب و مدیریت اسناد مانند Clio، PCLaw، NetDocuments یا iManage به Outlook، Word و اسکنرها متصل می‌شوند. یک به‌روزرسانی Microsoft 365 یا Windows می‌تواند در زمانی نامناسب این افزونهها را از کار بیندازد.
وکلا همه‌جا کار می‌کنند
دادگاه، دفتر موکل، خانه و سفر همگی نیازمند دسترسی امن به فایل‌ها و ایمیل از لپ‌تاپ و گوشی هستند، بدون آنکه به حساب‌های شخصی پناه برده شود.
ریسک‌هایی که دفاتر وکالت باید برایشان برنامه داشته باشند
- کلاهبرداری از حساب امانی: ایمیل نفوذشده برای تغییر مسیر وجوه تسویه یا پیش‌پرداخت‌ها از طریق دستور پرداخت دست‌کاری‌شده استفاده میشود
- فیشینگ با هدف وکلا و دستیاران، با اعلان‌های جعلی دادگاه، وکیل طرف مقابل یا امضای اسناد
- اشتراک اشتباهی اسناد محرمانه از طریق لینک‌های باز یا فوروارد به گیرنده نادرست
- کارکنان سابق، کارآموزان وکالت (Articling) یا وکلای قراردادی که هنوز به پروندههای موکلان دسترسی دارند
- باج‌افزاری که مخزن اسناد و داده‌های صورت‌حساب را هم‌زمان رمزگذاری کند
- گوشی‌ها و لپ‌تاپ‌های گم‌شده‌ای که ایمیل‌ها و اسناد موکلان روی آنها ذخیره شده است
خدماتی که به دفاتر وکالت پیشنهاد میکنیم
خدمات مدیریت‌شده فناوری اطلاعات و میز خدمت
پشتیبانی از وکلا و کارکنان با شناخت افزونه‌های مدیریت اسناد، ابزارهای دیکته، اسکنرها و یکپارچگیهای سامانه مدیریت دفتر.
امنیت ایمیل
محافظت در برابر جعل هویت، بررسی لینک‌ها و پیوست‌ها، هشدار فرستنده خارجی و احراز هویت دامنه برای کاهش کلاهبرداری پرداخت و فیشینگ.
امنیت هویت و دسترسی مشروط
احراز هویت چندعاملی (MFA) برای همه کاربران، محدود کردن ورود به دستگاه‌های مدیریت‌شده در موارد مناسب، و هشدار برای فعالیت‌های غیرعادی ورود.
امنیت Microsoft 365
محدودیت‌های اشتراک‌گذاری، برچسب‌های حساسیت و ممیزی صندوق‌های ایمیل که برای پشتیبانی از تعهدات محرمانگی پیکربندی می‌شوند.
پشتیبان‌گیری و بازیابی
پشتیبان‌گیری از مخازن اسناد، داده‌های دفتر و Microsoft 365، جدا از محیط عملیاتی و با آزمون بازیابی.
پیکربندی Microsoft 365 برای کار محرمانه
تنظیمات پیش‌فرض Microsoft 365 اشتراک‌گذاری آسان را ترجیح می‌دهد. برای یک دفتر وکالت، این تنظیمات را سخت‌گیرانه‌تر میکنیم: اشتراک خارجی فقط با افراد مشخص، لینک‌های دارای تاریخ انقضا، بازبینی دسترسی مهمان و فعال‌سازی ممیزی صندوق‌های ایمیل تا در صورت بروز پرسشی بتوانید ببینید چه کسی به چه چیزی دسترسی داشته است. در صورتی که لایسنس شما شامل آنها باشد، برچسب‌های حساسیت می‌توانند اسناد محرمانه را حتی پس از خروج از دفتر علامت‌گذاری و محافظت کنند.
اگر دفتر شما از SharePoint یا Teams به‌عنوان مخزن اسناد استفاده می‌کند، سایت‌ها را بر اساس موکل یا پرونده و با گروههای دسترسی‌ای ساختار می‌دهیم که با تغییر تیم قابل به‌روزرسانی باشند. اگر از یک سامانه اختصاصی مدیریت اسناد استفاده میکنید، یکپارچگی آن با Outlook و Office را در طول به‌روزرسانی‌ها حفظ میکنیم و با فروشنده هماهنگ میشویم تا ثبت اسناد بر اساس پرونده همچنان ساده‌ترین مسیر برای کارکنان باشد.
تداوم کار برای مهلت‌هایی که جابه‌جا نمی‌شوند
- پشتیبان‌های آزموده‌شده از مخزن اسناد، داده‌های مدیریت دفتر و Microsoft 365
- نسخه‌های پشتیبان تغییرناپذیر یا خارج از محل که از حساب‌های کاربری عادی قابل دسترسی نیستند
- دسترسی امن از راه دور تا وکلا در صورت در دسترس نبودن دفتر بتوانند به کار ادامه دهند
- اطلاعات تماس مستند فروشندگان و مراحل بازیابی برای سامانه‌های مدیریت دفتر و اسناد
- برنامه‌ای برای مهلت‌های دادگاه و انتقال‌های ملکی در زمان قطعی، از جمله اینکه اول با چه کسی تماس گرفته شود
کنترل‌های امنیتی هم‌راستا با محرمانگی
- گروههای دسترسی بر اساس پرونده یا موکل که طبق برنامه منظم بازبینی می‌شوند
- احراز هویت چندعاملی و دسترسی مشروط برای همه کاربران، از جمله کارکنان پاره‌وقت و قراردادی
- روندهای تأیید تلفنی برای هر تغییر در دستورهای پرداخت یا حساب امانی
- تشخیص و پاسخ در نقاط پایانی (EDR)، رمزگذاری دیسک و پاک‌سازی از راه دور روی همه دستگاهها
- ممیزی صندوق‌های ایمیل و فایل‌ها برای پشتیبانی از بررسی در صورت بروز رخداد
- حذف سریع دسترسی وکلا، کارآموزان و دستیارانی که دفتر را ترک می‌کنند
روند همکاری ما با یک دفتر وکالت
بررسی اولیه محرمانه
سامانهها، یکپارچگی‌ها و مدل فعلی دسترسی شما را با رعایت محرمانگی بررسی میکنیم، بدون نیاز به باز کردن اسناد موکلان.
ایمن‌سازی هویت‌ها و ایمیل
احراز هویت چندعاملی، محافظت ایمیل و بازبینی قواعد صندوق‌های ایمیل در اولویت قرار می‌گیرند، چون رایج‌ترین مسیرهای کلاهبرداری را پوشش می‌دهند.
بازسازی دسترسیها بر اساس پرونده
با مدیر دفتر یا کمیته فناوری شما همکاری میکنیم تا گروههای دسترسی را تعریف و دسترسی‌های به‌ارث‌رسیده را پاک‌سازی کنیم.
محافظت و آزمون بازیابی
پشتیبان‌گیری از همه مخازن را تأیید میکنیم و بازیابی پوشه‌های واقعی پرونده را آزمایش میکنیم.
اجرا و بازبینی
پشتیبانی مستمر در چارچوب محدوده توافق‌شده، با بازبینی‌های فصلی درباره دسترسیها، ریسک‌ها و تغییرات برنامه‌ریزی‌شده.
تعهدات حرفه‌ای بر عهده دفتر می‌ماند
ما کنترل‌های فنی‌ای ارائه میکنیم که از محرمانگی و عملیات آگاه به حریم خصوصی پشتیبانی می‌کنند. ما مشاوره حقوقی یا نظارتی ارائه نمی‌دهیم؛ دفتر شما برای تعهدات خود باید به رهنمودهای کانون وکلا (Law Society) و مسئول حریم خصوصی خود تکیه کند.
پرسش‌های متداول
آیا تکنسینهای شما پروندههای موکلان ما را میبینند؟
تکنسینها برای پشتیبانی از سامانهها به دسترسی مدیریتی نیاز دارند، اما ما این دسترسی را به آنچه کار لازم دارد محدود میکنیم، برای هر تکنسین از حساب نامدار جداگانه استفاده میکنیم و دسترسیها را مستند میکنیم. شرایط محرمانگی در قرارداد شما درج میشود.
آیا Clio، NetDocuments یا iManage را پشتیبانی میکنید؟
ما از دستگاهها، یکپارچگیهای Microsoft 365، افزونهها و حسابهایی که این سامانهها به آنها متکیاند پشتیبانی میکنیم و برای مشکلات داخل خود نرمافزار با فروشنده هماهنگ میشویم.
کلاهبرداری از حساب امانی و پرداخت‌ها را چگونه کاهش میدهید؟
محافظت در برابر جعل هویت در ایمیل، احراز هویت چندعاملی و پایش قواعد صندوق‌های ایمیل را با یک روند مستند تماس تأییدی برای تغییرات پرداخت ترکیب میکنیم. هیچ کنترل فنی‌ای نیاز به تأیید انسانی را از بین نمی‌برد.
آیا میتوان دسترسی را برای دیوارهای اخلاقی محدود کرد؟
بله. میتوانیم گروههای دسترسی را در SharePoint یا سامانه اسناد شما طوری پیکربندی کنیم که افراد محدودشده از پروندههای مشخص کنار گذاشته شوند و این تنظیمات را بهطور منظم بازبینی کنیم.
آیا برای دفتر ما پشتیبانی حضوری ارائه میدهید؟
بیشتر پشتیبانی از راه دور انجام میشود. مراجعه حضوری در ونکوور بزرگ، دره فریزر و کلگری برای نشانی و محدوده کار شما جداگانه تأیید میشود.
خدمات مرتبط
محصولات و بسته‌ها
صنایعی که پشتیبانی میکنیم
درباره پشتیبانی محرمانه فناوری اطلاعات برای دفتر خود گفتگو کنید
یک جلسه مشاوره رزرو کنید تا دسترسیها، امنیت ایمیل و سامانه‌های اسناد را بررسی کنیم. پیش از هر تعهد دوره‌ای، محدوده کتبی خدمات را دریافت خواهید کرد.