Microsoft 365 · فایل‌ها
گروه خدمات: Microsoft 365فایلهای شرکت که پیدا کردنشان آسان و اشتراکگذاری بی‌رویه‌شان دشوار است
SharePoint Online و OneDrive قراردادها، نقشه‌ها، اطلاعات مالی و سوابق مشتریان شما را نگه می‌دارند. ما ساختار سایتی طراحی میکنیم که با شیوه کار کسب‌وکارتان هماهنگ باشد، قواعد اشتراک‌گذاری‌ای تعیین میکنیم که داده‌ها را در محدوده درست نگه دارد و مشکلات همگامسازی و دسترسی را که کار افراد را کند می‌کند رفع میکنیم.
در یک نگاه
- خدمت
- طراحی، حاکمیت و پشتیبانی مستمر سایتهای SharePoint Online و OneDrive for Business
- مناسب برای
- سازمان‌های کانادایی با حدود ۵ تا ۲۰۰ کارمند که اسناد شرکت را در Microsoft 365 نگهداری می‌کنند
- موارد اصلی
- ساختار سایت‌ها و کتابخانه‌ها، الگوی دسترسی‌ها، تنظیمات اشتراکگذاری در سطح سازمان و سایت، سیاست‌های OneDrive، پشتیبانی همگامسازی و بازبینی اشتراک‌گذاری‌ها (مطابق محدوده)
- به‌طور پیش‌فرض شامل نمی‌شود
- توسعه سفارشی SharePoint، گردش‌کارهای Power Automate، پروژه‌های طراحی اینترانت، مهاجرت فایل‌ها و خرید لایسنس
- مبنای قیمت‌گذاری
- در خدمات مدیریت‌شده Microsoft 365 گنجانده شده یا به‌ازای هر پروژه قیمت‌گذاری می‌شود؛ تأیید در پیش‌فاکتور کتبی
پشتیبانی SharePoint و OneDrive چه مواردی را پوشش میدهد
SharePoint Online پلتفرم اسنادی است که زیربنای Microsoft 365 را تشکیل میدهد. هر تیم در Microsoft Teams فایل‌هایش را در یک سایت SharePoint ذخیره می‌کند و OneDrive به هر فرد فضای ذخیره شخصی مبتنی بر همین فناوری میدهد. تنظیمات اشتراکگذاری از سطح سازمان به سایت‌ها، کتابخانه‌ها و تک‌تک فایل‌ها می‌رسد، بنابراین یک تنظیم سهل‌گیرانه می‌تواند خیلی بیشتر از آنچه در نظر بوده را در معرض دید قرار دهد.
خدمات SharePoint ما ساختار، قواعد و پشتیبانی روزمره را پوشش میدهد. کمک میکنیم تصمیم بگیرید کدام محتوا در سایتهای تیمی، سایتهای اطلاع‌رسانی یا OneDrive شخصی قرار گیرد، دسترسی‌ها را به‌جای افراد از طریق گروه‌ها تنظیم میکنیم، اشتراکگذاری خارجی را متناسب با هدف هر سایت پیکربندی میکنیم و مشکلات همگامسازی و دسترسی را که کارکنان گزارش می‌دهند رفع میکنیم.
انتقال فایل‌ها از سرور یا یک فضای ابری دیگر به SharePoint در خدمات مهاجرت به Microsoft 365 انجام می‌شود. موضوع این صفحه، اداره درست SharePoint و OneDrive پس از قرار گرفتن محتوای شما در آن است.
مشکلات فایل که رفع میکنیم
لینک «هر کسی با این لینک» همه‌جا
فایلهای حاوی اطلاعات مشتریان یا اطلاعات مالی با لینک‌های ناشناس و بدون تاریخ انقضا به اشتراک گذاشته شده‌اند و هیچ‌کس نمی‌تواند فهرست کند چه چیزی در معرض دید است.
یک کتابخانه غول‌آسا
یک فایل‌سرور با پوشه‌های تودرتو و مسیرهای طولانی در یک کتابخانه SharePoint کپی شده، بنابراین همگامسازی خراب می‌شود و جستجو کند است.
دسترسی‌هایی که تک‌به‌تک به افراد داده شده
قطع وراثت دسترسی‌ها و مجوزهای فردی باعث شده نتوان فهمید چه کسی یک پوشه را می‌بیند یا یک فرد جدید را سریع راه‌اندازی کرد.
داده‌های شرکت در OneDrive شخصی
اسناد مشترک مهم در OneDrive افراد قرار دارد، بنابراین وقتی کسی می‌رود، دسترسی از دست می‌رود یا پیچیده می‌شود.
آنچه طراحی و نگهداری میکنیم
معماری اطلاعات
ساختاری مسطح از سایتهای تیمی و اطلاع‌رسانی که در صورت نیاز از طریق سایتهای هاب به هم متصل میشوند، با کتابخانه‌هایی که بر اساس واحد کاری، مشتری یا پروژه سازمان‌دهی شده‌اند.
الگوی دسترسی‌ها
اعطای دسترسی از طریق گروه‌های مالکان، اعضا و بازدیدکنندگان سایت یا گروه‌های Microsoft 365، و محدود نگه داشتن قطع وراثت به استثناهای آگاهانه.
حاکمیت اشتراکگذاری
محدودیت‌های اشتراکگذاری در سطح کل سازمان، تنظیمات سخت‌گیرانه‌تر برای سایتهای حساس، تعیین نوع پیش‌فرض لینک روی افراد مشخص و تاریخ انقضا برای لینک‌های ناشناس در صورت مجاز بودن.
سیاست‌های OneDrive
Known Folder Move برای پوشه‌های Desktop و Documents، محدود کردن همگامسازی به دستگاه‌های مدیریت‌شده در صورت داشتن لایسنس و نگهداری محتوای OneDrive پس از رفتن کاربر.
برچسب‌های حساسیت و نگهداری
در صورت داشتن لایسنس، برچسب‌گذاری محتوای محرمانه و سیاست‌های نگهداری که اسناد را طبق الزامات شما حفظ یا حذف می‌کنند.
پشتیبانی همگامسازی و دسترسی
عیب‌یابی خطاهای نرم‌افزار همگامسازی OneDrive، مشکلات طول مسیر فایل، بازگردانی از تاریخچه نسخهها و درخواست‌های دسترسی.
چه مواردی شامل می‌شود و چه مواردی محدوده جداگانه لازم دارد
معمولاً شامل می‌شود
- ساخت سایت‌ها و ساختار آن‌ها بر اساس طرح توافق‌شده
- مدیریت دسترسی‌ها از طریق گروه‌ها و مالکان سایت
- تنظیمات اشتراکگذاری خارجی در سطح سازمان و سایت
- گزارش‌های دوره‌ای اشتراکگذاری و دسترسی مهمانان
- پیکربندی OneDrive، Known Folder Move و پشتیبانی همگامسازی
- بازگردانی از تاریخچه نسخهها و سطل بازیافت در بازههای نگهداری مایکروسافت
- راه‌اندازی پایه برچسب‌های حساسیت و سیاست‌های نگهداری در صورت داشتن لایسنس
نیازمند محدوده یا پیش‌فاکتور جداگانه
- توسعه سفارشی با SharePoint Framework یا طراحی پیچیده اینترانت
- راهکارهای Power Automate و Power Apps
- مهاجرت فایل‌ها از سرورها، Dropbox، Box یا Google Drive
- برنامه‌های مدیریت سوابق که به مشاوره حقوقی نیاز دارند
- خرید لایسنس‌های مایکروسافت، مگر آنکه در پیشنهاد شما درج شده باشد
اجزای مورد استفاده
- مرکز مدیریت SharePoint و SharePoint Online Management Shell
- سایتهای تیمی، سایتهای اطلاع‌رسانی و سایتهای هاب
- OneDrive for Business و نرم‌افزار همگامسازی OneDrive
- گروه‌های Microsoft 365 و سایتهای متصل به Teams
- برچسب‌های حساسیت و سیاست‌های نگهداری Microsoft Purview
- گزارش‌های اشتراکگذاری و قابلیت‌های SharePoint Advanced Management در صورت داشتن لایسنس
این خدمت برای چه کسانی مناسب است
شرکت‌هایی با پرونده‌های مشتریان
کسب‌وکارهای حسابداری، حقوقی، مهندسی و املاک که اسناد را با مشتریان به اشتراک می‌گذارند و باید کنترل کنند چه کسی چه چیزی را می‌بیند.
سازمان‌هایی که فایل‌سرور را کنار گذاشته‌اند
شرکت‌هایی که با عجله مهاجرت کرده‌اند و اکنون باید ساختار و دسترسی‌هایشان مرتب شود.
تیم‌هایی که برای Copilot آماده میشوند
سازمان‌هایی که Microsoft 365 Copilot را در نظر دارند؛ ابزاری که هر محتوایی را که کاربران به آن دسترسی دارند پیش چشمشان می‌آورد، و می‌خواهند ابتدا اشتراکگذاری بی‌رویه را اصلاح کنند.
چه چیزی بهتر می‌شود
- جای مشخص برای هر نوع سند
- اشتراکگذاری خارجی متناسب با میزان حساسیت هر سایت
- مدیریت دسترسی از طریق گروه‌ها، تا راه‌اندازی افراد جدید سریع‌تر شود
- خطاهای همگامسازی و گم شدن فایل‌ها روی لپ‌تاپ‌ها کمتر می‌شود
- تصویری واقع‌بینانه از آنچه بیرون از سازمان به اشتراک گذاشته شده است
شیوه کار ما روی SharePoint
شناسایی
سایت‌ها، کتابخانه‌ها، میزان استفاده از فضا، تنظیمات اشتراکگذاری، لینک‌های خارجی و مشکلات همگامسازی را بررسی میکنیم و با تیم‌های کلیدی گفتگو میکنیم.
طراحی
ساختار سایت، الگوی دسترسی و سیاست اشتراکگذاری را برای تأیید شما پیشنهاد میکنیم.
اصلاح
تنظیمات اعمال میشوند، لینک‌های پرخطر و مهمانان بلااستفاده پس از تأیید حذف میشوند و محتوا طبق توافق بازآرایی می‌شود.
پشتیبانی و بازبینی
کاربران از طریق میز خدمت کمک می‌گیرند و گزارش‌های اشتراکگذاری طبق برنامه بازبینی میشوند.
شیوه‌های همکاری
همه قراردادها با پیش‌فاکتور کتبی تأیید میشوند.
پروژه سامان‌دهی SharePoint
پروژه‌ای با محدوده ثابت برای بازسازی سایت‌ها، اصلاح دسترسی‌ها و سخت‌گیرانه‌تر کردن تنظیمات اشتراکگذاری.
پشتیبانی مستمر
پشتیبانی SharePoint و OneDrive در قالب خدمات مدیریت‌شده Microsoft 365 یا یک بسته خدمات مدیریت‌شده فناوری اطلاعات.
ابتدا بررسی تنت
بررسی تنت Microsoft 365 که یافته‌های مربوط به اشتراکگذاری و دسترسی‌ها را هم در بر می‌گیرد.
پرسش‌های متداول
فایلهایمان باید در Teams باشند یا SharePoint؟
به یک معنا هر دو. فایلهای یک کانال Teams در سایت SharePoint همان تیم ذخیره میشوند. کمک میکنیم تصمیم بگیرید کدام محتوا در سایتهای متصل به Teams، سایتهای مستقل یا OneDrive قرار گیرد.
آیا میتوانیم اشتراکگذاری ناشناس را کاملاً غیرفعال کنیم؟
بله. اشتراکگذاری را میتوان در سطح سازمان و برای هر سایت به مهمانان موجود، مهمانان جدیدی که وارد حساب میشوند یا فقط کاربران داخلی محدود کرد. تنظیمات را بر اساس هدف هر سایت پیشنهاد میکنیم.
آیا SharePoint جایگزین پشتیبانگیری است؟
خیر. تاریخچه نسخهها و سطل بازیافت برای اشتباهات اخیر مفیدند اما مدت نگهداری محدودی دارند. برای بازیابی در بازههای طولانیتر، خدمات پشتیبانگیری Microsoft 365 را ببینید.
چرا OneDrive مدام خطای همگامسازی نشان میدهد؟
علتهای رایج، مسیرهای طولانی فایل، نویسههای پشتیبانینشده، کتابخانههای بسیار بزرگ و ویرایشهای همزمان متعارض است. علت را تشخیص میدهیم و ساختار یا تنظیمات همگامسازی را اصلاح میکنیم.
خدمات مرتبط
محصولات و بسته‌ها
صنایعی که پشتیبانی میکنیم
ببینید SharePoint شما چه چیزهایی را به اشتراک گذاشته است
یک جلسه مشاوره رزرو کنید تا سایت‌ها، دسترسی‌ها و تنظیمات اشتراکگذاری شما را بررسی کنیم. محدوده خدمات و قیمت در پیش‌فاکتور کتبی تأیید میشوند.