Microsoft 365 · 文件
服务类别: Microsoft 365公司文件好找，又不容易过度共享
SharePoint Online 和 OneDrive 存放着您的合同、图纸、财务资料和客户记录。我们设计与您业务运作方式相匹配的网站结构，制定把数据限制在合适范围内的共享规则，并解决拖慢员工工作的同步和权限问题。
概览
- 服务内容
- SharePoint Online 网站和 OneDrive for Business 的设计、治理和持续支持
- 适合对象
- 员工约5至200人、在 Microsoft 365 中存放公司文档的加拿大机构
- 核心内容
- 网站和文档库结构、权限模型、组织级和网站级共享设置、OneDrive 策略、同步支持以及共享审查（以服务范围为准）
- 默认不含
- 定制 SharePoint 开发、Power Automate 工作流、内部门户设计项目、文件迁移以及许可证采购
- 计价方式
- 包含在 Microsoft 365 托管服务中，或按项目报价；以书面报价确认
SharePoint 和 OneDrive 支持涵盖哪些内容
SharePoint Online 是 Microsoft 365 底层的文档平台。每个 Microsoft Teams 团队的文件都存放在一个 SharePoint 网站中，而 OneDrive 基于同样的技术，为每个人提供个人存储空间。共享设置从组织级逐层传递到网站、文档库和单个文件，因此一个过于宽松的设置就可能暴露远超预期的内容。
我们的 SharePoint 服务涵盖结构、规则和日常支持。我们帮助您决定哪些内容应放在团队网站、通信网站或个人 OneDrive 中，通过组而不是个人来设置权限，根据每个网站的用途配置外部共享，并解决员工反映的同步和访问问题。
把文件从服务器或其他云服务迁入 SharePoint 属于 Microsoft 365 迁移服务。本页介绍的是内容迁入之后，如何把 SharePoint 和 OneDrive 运营好。
我们解决的文件问题
到处都是“任何拥有链接的人”
包含客户或财务数据的文件通过永不过期的匿名链接共享出去，却没人能列出哪些内容已经暴露。
一个巨大的文档库
文件服务器被整个复制进一个 SharePoint 文档库，文件夹层级很深、路径很长，导致同步出错、搜索缓慢。
权限一个人一个人地授予
继承被打断、权限按个人逐一授予，导致既无法判断谁能看到某个文件夹，也无法快速为新员工开通权限。
公司数据存在个人 OneDrive 里
重要的共享文档存放在个人 OneDrive 中，员工离职后访问就会丢失或变得复杂。
我们设计和维护的内容
信息架构
由团队网站和通信网站组成的扁平结构，必要时通过中心网站（hub site）连接，文档库按职能、客户或项目组织。
权限模型
通过网站所有者、成员和访客组或 Microsoft 365 组授予访问权限，只在有意设定的例外情况下打断继承。
共享治理
设置组织范围的共享限制，对敏感网站采用更严格的设置，将默认链接类型设为“特定人员”，并在允许匿名链接时为其设置过期时间。
OneDrive 策略
对桌面和文档文件夹启用已知文件夹移动，在已获许可时仅允许受管设备同步，并在员工离职后保留其 OneDrive 内容。
敏感度标签和保留
在已获许可时，为机密内容设置标签，并按您的要求通过保留策略保存或删除文档。
同步和访问支持
排查 OneDrive 同步客户端错误、路径过长问题，恢复版本历史，并处理访问请求。
包含哪些内容，哪些需要单独确定范围
通常包含
- 按照约定的设计创建网站并搭建结构
- 通过组和网站所有者管理权限
- 组织级和网站级的外部共享设置
- 定期的共享和来宾访问报告
- OneDrive 配置、已知文件夹移动和同步支持
- 在微软保留期限内从版本历史和回收站恢复文件
- 在已获许可时进行基础的敏感度标签和保留策略设置
需单独确定范围或报价
- 定制 SharePoint Framework 开发或复杂的内部门户设计
- Power Automate 和 Power Apps 解决方案
- 从服务器、Dropbox、Box 或 Google Drive 迁移文件
- 需要法律意见的档案管理计划
- 微软许可证采购，除非已写入您的方案
涉及的组件
- SharePoint 管理中心和 SharePoint Online Management Shell
- 团队网站、通信网站和中心网站
- OneDrive for Business 和 OneDrive 同步客户端
- Microsoft 365 组以及与 Teams 关联的网站
- Microsoft Purview 敏感度标签和保留策略
- 共享报告，以及在已获许可时的 SharePoint Advanced Management 功能
适合哪些机构
存有客户文件的企业
需要与客户共享文档、并且必须控制谁能看到什么的会计、法律、工程和房地产企业。
已停用文件服务器的机构
迁移做得比较仓促、现在需要整理结构和权限的公司。
准备使用 Copilot 的团队
考虑采用 Microsoft 365 Copilot 的机构。Copilot 会呈现用户本来就能访问的内容，因此需要先解决过度共享问题。
会有哪些改善
- 每类文档都有明确的存放位置
- 外部共享与每个网站的敏感程度相匹配
- 通过组管理访问权限，新员工开通更快
- 笔记本电脑上的同步错误和文件丢失更少
- 真实掌握哪些内容被共享到组织外部
我们如何开展 SharePoint 工作
摸底
我们审查网站、文档库、存储使用情况、共享设置、外部链接和同步问题，并与关键团队交流。
设计
我们提出网站结构、权限模型和共享策略，供您批准。
整改
在您批准后应用设置，移除有风险的链接和过期来宾，并按约定重新组织内容。
支持与审查
员工通过IT帮助台获得帮助，共享报告按计划进行审查。
合作方式
所有安排均以书面报价确认。
SharePoint 整理项目
固定范围的项目，重组网站、纠正权限并收紧共享设置。
持续支持
在 Microsoft 365 托管服务或托管IT服务套餐中提供 SharePoint 和 OneDrive 支持。
先做租户审查
包含共享和权限发现的 Microsoft 365 租户审查。
常见问题
我们的文件应该放在 Teams 里还是 SharePoint 里？
从某种意义上说，两者都是。Teams 频道中的文件就存放在该团队的 SharePoint 网站里。我们会帮助您决定哪些内容应放在与 Teams 关联的网站、独立网站或 OneDrive 中。
可以完全关闭匿名共享吗？
可以。在组织级和每个网站上，都可以把共享限制为仅现有来宾、需要登录的新来宾，或仅限内部用户。我们会根据每个网站的用途推荐设置。
SharePoint 能代替备份吗？
不能。版本历史和回收站有助于挽回近期的误操作，但保留时间有限。如需更长期的恢复能力，请参阅 Microsoft 365 备份。
为什么 OneDrive 总是显示同步错误？
常见原因包括文件路径过长、包含不受支持的字符、文档库过大以及编辑冲突。我们会诊断原因，并调整结构或同步设置。
了解您的 SharePoint 正在共享哪些内容
预约咨询，审查您的网站、权限和共享设置。服务范围和价格以书面报价确认。